7 Összetett példa: Kutatószolgálati nyilvántartás

Az előző fejezetben egyetlen munkalappal dolgoztunk. Most egy valódi levéltári problémát oldunk meg: a kutatószolgálat teljes nyilvántartását Excelben, több egymásra hivatkozó munkalappal.

A kiindulópontot az Evangélikus Országos Levéltár papíralapú nyilvántartási rendszere adja, amely három dokumentumból áll:

• Kutatói nyilvántartó lap – a kutató személyes adatai
• Kutatónapló – minden belépés rögzítése
• Kutatott anyagok jegyzéke – kiadott és visszavett iratok

Ezeket fogjuk digitalizálni és összekapcsolni.

Letölthető fájlok ehhez a fejezethez

A fejezet során elkészített munkafüzet két változatban érhető el:

• Kutatoszolgalat_2026_v2.xlsx – kész, kitöltött munkafüzet (minden képlettel)
• Kutatoszolgalat_gyakorlo.xlsx – gyakorló sablon: az adatok benne vannak, a sárga képlet-cellák üresek – ezeket a fejezet lépései alapján kell kitölteni

---

7.1 A tervezés: Mit tároljunk és hogyan?

Mielőtt egyetlen cellát is kitöltenénk, tervezzük meg a struktúrát.

7.1.1 Az entitások azonosítása

Kérdezzük meg: mi az, amiről adatot tárolunk?

1. Kutató – személyes adatok, engedély
2. Látogatás – mikor jött, ki engedte be
3. Kérés – melyik anyagot kérte, visszahozta-e

Mindhárom entitásnak saját munkalapot adunk.

7.1.2 A kapcsolatok

Kutatók ──1:N── Látogatások ──1:N── Kérések

• Egy kutató több alkalommal is jöhet → 1:N kapcsolat
• Egy látogatáson több anyagot is kérhet → 1:N kapcsolat

7.1.3 A munkafüzet felépítése

Munkalap	Tartalom	Lapfül színe
Kutatók	Személyes adatok, engedélyek	Sötétkék
Látogatások	Kutatónapló, belépések	Kék
Kérések	Kiadott anyagok, visszavétel	Zöld
Statisztika	Automatikus összesítők	Narancs
Referencia	Legördülő listák forrása	Szürke (rejtett)

Alapelv: Az adatot egyszer tároljuk – a többi lapra FKERES képlettel hivatkozunk. Ha a kutató e-mail-címe megváltozik, csak a Kutatók lapon javítjuk – a Látogatások és Kérések lapon automatikusan frissül.

---

7.2 1. lépés – A Referencia munkalap

Először hozzuk létre a segédlistákat, amelyekből a legördülő listák táplálkoznak.

1. Kattintsunk a + gombra az alsó lapfülsoron – új munkalap jön létre
2. Nevezzük el: Referencia
3. Írjuk be az alábbi adatokat:

A1: Levéltárosok          B1: Egységek
A2: Horváth Péter         B2: doboz
A3: Szabó Erzsébet        B3: csomó
A4: Kiss Márton           B4: kötet
A5: Fekete Judit          B5: fasciculus
A6: Varga László          B6: téka

4. Jobb klikk a lapfülre → Lapfül színe → szürke
5. Jobb klikk → Elrejtés

Miért rejtjük el? A Referencia lap technikai segédeszköz – nem adatbevitelre való. Ha látható marad, valaki véletlenül módosíthatja az értékeket, és a legördülő listák elromlanak. Az elrejtett lapot bármikor visszahozhatjuk: jobb klikk bármely lapfülre → Megjelenítés.

---

7.3 2. lépés – A Kutatók munkalap

Ez a törzsadat-tábla: minden kutató pontosan egyszer szerepel.

7.3.1 Fejléc kialakítása

Hozzunk létre egy új munkalapot Kutatók névvel. Írjuk be az oszlopneveket az 1. sorba:

A1:  Kutató_ID
B1:  Kutatószám
C1:  Név
D1:  Születési_név
E1:  Anyja_neve
F1:  Születési_hely
G1:  Születési_dátum
H1:  Lakcím
I1:  Email
J1:  Telefon
K1:  Foglalkozás
L1:  Munkáltató
M1:  Személyi_ig_szám
N1:  Kutatási_téma
O1:  Engedély_lejárta
P1:  Regisztráció_dátuma

Formázzuk meg a fejlécsort:

1. Jelöljük ki A1:P1
2. Félkövér + sötétkék kitöltőszín + fehér betűszín + középre igazítás
3. Kattintsunk az A2 cellára, majd: Nézet → Ablaktábla rögzítése → Ablaktábla rögzítése

7.3.2 Adattípusok beállítása

Az oszlopok típusa nem mindegy:

Oszlop	Típus	Miért?
Kutató_ID	Szám	Hivatkozási alap – egyedi egész szám
Kutatószám	Szöveg	„K-001/2026” – kötőjel és perjel miatt
Személyi_ig_szám	Szöveg	Vezető nullák (pl. „001234AB”)
Születési_dátum	Dátum	ÉÉÉÉ.HH.NN formátum
Engedély_lejárta	Dátum	Szűrésnél és a statisztikánál használjuk

7.3.3 Adatellenőrzés – Engedély lejárata

Hogy véletlenül se lehessen érvénytelen dátumot beírni:

1. Jelöljük ki O2:O200
2. Adatok → Adatellenőrzés
3. Engedélyezés: Dátum | Adatok: nagyobb, mint | Dátum: 2020.01.01
4. Hibajelzés: „Az engedély lejárata 2020 utáni dátum kell legyen!”

7.3.4 Mintaadatok bevitele

Kutató_ID	Kutatószám	Név	…	Engedély_lejárta
1	K-001/2026	Kovács János	…	2026.12.31
2	K-002/2026	Nagy Anna	…	2026.06.30
3	K-003/2026	Tóth Béla	…	2026.09.15

A kész Kutatók munkalap (a legfontosabb oszlopok látszanak):

A Kutatók munkalap – minden kutató egyszer, egy sorban

Ábra 8.1: A Kutatók munkalap – minden kutató egyszer, egy sorban

Mentés: Ctrl+S

---

7.4 3. lépés – A Látogatások munkalap

Ez a digitális kutatónapló – minden belépés egy sor.

7.4.1 Fejléc

A1: Látogatás_ID
B1: Kutató_ID
C1: Kutató_neve          ← FKERES tölti ki!
D1: Kutatószám           ← FKERES tölti ki!
E1: Dátum
F1: Kiadó_levéltáros
G1: Megjegyzés
H1: Engedély_lejárta     ← FKERES tölti ki!
I1: Kért_tételek_száma   ← DARABHA tölti ki!
J1: Kutató_email         ← FKERES tölti ki!
K1: Kutató_intézmény     ← FKERES tölti ki!

A C, D, H, I, J, K oszlopok fejlécét jelöljük meg sárga kitöltőszínnel – ezek képlet-oszlopok, nem kézzel töltjük ki.

7.4.2 A FKERES képletek beállítása

Kattintsunk a C3 cellára, majd az fx gombra (függvényvarázsló). Keressük meg az FKERES függvényt és töltsük ki a négy mezőt:

Kutató neve (C3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Kutatók!$A:$C;3;0);"– nincs találat –")

Mező	Érték	Magyarázat
Keresési_érték	B3	A Kutató_ID, amit keresünk
Tábla_tömb	Kutatók!$A:$C	A Kutatók lap A–C oszlopai
Oszlop_index	3	A 3. oszlop = C = Név
Tartomány_keresés	0	Pontos egyezés

Kutatószám (D3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Kutatók!$A:$B;2;0);"")

Engedély lejárta (H3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Kutatók!$A:$O;15;0);"")

Kért tételek száma (I3) – hány anyagot kért ezen a látogatáson (a Kérések lapból):

=DARABHA(Kérések!$B:$B;A3)

Kutató e-mail (J3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Kutatók!$A:$I;9;0);"")

Kutató intézménye (K3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Kutatók!$A:$L;12;0);"")

A képleteket másoljuk le az összes adatsorra (fogjuk meg a C3 cella jobb alsó sarkát és húzzuk le).

A HAHIBA függvény szerepe:

=HAHIBA(képlet; ha_hiba_akkor_ez)

Ha a FKERES nem talál egyező Kutató_ID-t (pl. elgépelték), ne jelenjen meg #HIÁNYZIK hibaüzenet, hanem egy értelmes szöveg vagy üres cella. A HAHIBA mindig FKERES köré kerül.

7.4.3 Legördülő lista – Kiadó levéltáros

1. Jelöljük ki F3:F200
2. Adatok → Adatellenőrzés
3. Engedélyezés: Lista
4. Forrás: =Referencia!$A$2:$A$6
5. OK

Most csak a listában szereplő levéltárosok nevét lehet beírni – elgépelés és névalak-eltérés kizárva.

7.4.4 Mintaadatok

Látogatás_ID	Kutató_ID	Kutató_neve*	Dátum	Kiadó
101	1	Kovács János	2026.02.10	Horváth Péter
102	2	Nagy Anna	2026.02.10	Szabó Erzsébet
103	1	Kovács János	2026.02.17	Horváth Péter
104	3	Tóth Béla	2026.02.18	Kiss Márton
105	2	Nagy Anna	2026.03.03	Szabó Erzsébet

* A dőlt értékek FKERES-sel töltődnek – nem kell kézzel beírni.

A sárga oszlopok képletekkel töltődnek ki automatikusan:

A Látogatások munkalap – a sárga oszlopok FKERES képletekkel töltődnek

Ábra 8.2: A Látogatások munkalap – a sárga oszlopok FKERES képletekkel töltődnek

Mentés: Ctrl+S

---

7.5 4. lépés – A Kérések munkalap

Ez a kutatott anyagok jegyzéke – minden kiadott doboz/csomó/kötet egy sor.

7.5.1 Fejléc

A1: Kérés_ID
B1: Látogatás_ID
C1: Kutató_neve        ← FKERES (Látogatások lapból)
D1: Dátum              ← FKERES (Látogatások lapból)
E1: Jelzet_fond
F1: Jelzet_állag
G1: Mennyiség
H1: Egység
I1: Visszavéve
J1: Reponálva
K1: Reponáló_levéltáros
L1: Kutató_ID          ← FKERES (Látogatások lapból)
M1: Kutatószám         ← beágyazott FKERES
N1: Kutatási_téma      ← beágyazott FKERES

7.5.2 FKERES képletek

Kutató neve (C3) – a Látogatások lapból:

=HAHIBA(FKERES(B3;Látogatások!$A:$C;3;0);"")

Látogatás dátuma (D3) – a Látogatások lapból:

=HAHIBA(FKERES(B3;Látogatások!$A:$E;5;0);"")

Kutató_ID visszakeresve (L3):

=HAHIBA(FKERES(B3;Látogatások!$A:$B;2;0);"")

Kutatószám (M3) – beágyazott FKERES: először a Látogatások lapból kérjük le a Kutató_ID-t, majd azzal keresünk a Kutatók lapon:

=HAHIBA(FKERES(FKERES(B3;Látogatások!$A:$B;2;0);Kutatók!$A:$B;2;0);"")

Kutatási téma (N3) – szintén beágyazott FKERES:

=HAHIBA(FKERES(FKERES(B3;Látogatások!$A:$B;2;0);Kutatók!$A:$N;14;0);"")

Kétlépéses hivatkozás: A Kérések lap a Látogatások lapból kérdezi le a kutató nevét – a Látogatások lap pedig a Kutatók lapból. Ez a láncolat pontosan a relációs modellt tükrözi: minden adat egyszer tárolódik, a többi tábla csak hivatkozik rá.

7.5.3 Legördülő listák

Egység (H3:H200):

1. Jelöljük ki H3:H200
2. Adatok → Adatellenőrzés → Lista → Forrás: =Referencia!$B$2:$B$6

Reponálva (J3:J200):

Forrás: "I,N" – közvetlenül megadva, nem külön listából.

Reponáló levéltáros (K3:K200):

Forrás: =Referencia!$A$2:$A$6

7.5.4 Feltételes formázás – Mi van még kint?

Emeljük ki narancsszínnel a még vissza nem hozott anyagokat:

1. Jelöljük ki A3:K200
2. Kezdőlap → Feltételes formázás → Új szabály
3. „Képlettel meghatározott cellák formázása”
4. Képlet: =$J3="N"
5. Formátum: narancs kitöltőszín → OK

Most minden sor, ahol a Reponálva = „N”, narancsszínnel jelenik meg – azonnal látjuk, mi van még kint.

A Kérések munkalap – zöld: visszahozva, narancs: még kint van

Ábra 8.3: A Kérések munkalap – zöld: visszahozva, narancs: még kint van

Mentés: Ctrl+S

---

7.6 5. lépés – A Statisztika munkalap

Ez a vezérlőpult – automatikusan frissülő összesítők, amelyeket nem kell kézzel számolni.

7.6.1 Felépítés

Hozzunk létre egy Statisztika nevű munkalapot, és írjuk be az alábbi képleteket:

7.6.1.1 Kutatók

Cella	Felirat	Képlet
B3	Regisztrált kutatók száma	=DARAB2(Kutatók!A3:A1000)
B4	Aktív engedélyek (lejárat > ma)	=DARABHA(Kutatók!O3:O1000;">"&MA())

7.6.1.2 Látogatások

Cella	Felirat	Képlet
B7	Összes látogatás	=DARAB2(Látogatások!A3:A1000)
B8	Legtöbbet látogató kutató	ld. lent

7.6.1.3 Kiadott anyagok

Cella	Felirat	Képlet
B11	Összes kiadott tétel	=DARAB2(Kérések!A3:A1000)
B12	Visszahozva (reponálva)	=DARABHA(Kérések!J3:J1000;"I")
B13	Még kint lévő anyagok	=DARABHA(Kérések!J3:J1000;"N")
B14	Kint lévő anyagok aránya	=HAHIBA(B13/B11;0) – százalék formátum

Függvénynév-eltérések: A feltételes számlálás függvényének neve verziónként eltérhet.

Verzió	Függvénynév
Magyar Excel (régebbi)	DARABTELI
Magyar Excel 365	DARABHA
Angol Excel	COUNTIF

Ha az egyik nevet nem fogadja el az Excel, próbáljuk meg a másikat.

7.6.2 A MA() függvény

Az aktív engedélyek számításában a MA() függvény a mai dátumot adja vissza – ezért ez az összesítő minden nap automatikusan frissül, nem kell kézzel módosítani.

=DARABHA(Kutatók!O3:O1000;">"&MA())

Értelmezés: számoljuk meg azokat a sorokat a Kutatók lapon, ahol az Engedély_lejárta értéke nagyobb (azaz későbbi), mint a mai nap.

7.6.3 Az INDEX/HOL.VAN kombináció

A legtöbbet látogató kutató nevének meghatározásához összetettebb képlet kell:

=INDEX(Látogatások!C3:C1000;
  HOL.VAN(
    MAX(DARABHA(Látogatások!C3:C1000;Látogatások!C3:C1000));
    DARABHA(Látogatások!C3:C1000;Látogatások!C3:C1000);
    0
  )
)

Hogyan működik lépésről lépésre?

1. DARABHA(C3:C1000; C3:C1000) – minden névhez megszámolja, hányszor szerepel a listában
2. MAX(...) – megkeresi a legnagyobb számot (= legtöbb látogatás)
3. HOL.VAN(MAX...; tömb; 0) – megkeresi, hányadik helyen van az a sor, ahol ez a maximum előfordul
4. INDEX(C3:C1000; ...) – visszaadja az adott pozícióban lévő nevet

A Statisztika munkalap – minden érték automatikusan frissül

Ábra 8.4: A Statisztika munkalap – minden érték automatikusan frissül

Megjegyzés: Az INDEX/HOL.VAN kombináció a FKERES rugalmasabb alternatívája – balra is tud keresni, és nem törik el oszlopbeszúrásnál. Haladóbb Excel-használatban érdemes megismerni.

---

7.7 6. lépés – A munkafüzet rendezése

7.7.1 Lapfül-színek beállítása

Kattintsunk jobb egérgombbal minden lapfülre → Lapfül színe:

Munkalap	Szín
Kutatók	Sötétkék
Látogatások	Kék
Kérések	Zöld
Statisztika	Narancs
Referencia	Szürke (rejtett)

7.7.2 Lapfülek sorrendje

Ha a lapok nincsenek a megfelelő sorrendben: fogjuk meg a lapfület és húzzuk a kívánt helyre.

7.7.3 Végső ellenőrző checklist

☐ Referencia lap el van rejtve
☐ Minden képlet-oszlop sárga háttérrel jelölve
☐ Legördülő listák működnek (Kiadó, Egység, Reponálva, Reponáló)
☐ FKERES képletek nem adnak #HIÁNYZIK hibát (HAHIBA védi őket)
☐ Feltételes formázás a Kérések lapon (narancs = kint lévő)
☐ Ablaktábla rögzítve mindhárom adatlapon
☐ A Statisztika lapon az összes szám frissül, ha új adatot viszünk fel

---

7.8 Mit mutat ez a példa a papíros rendszerhez képest?

Feladat	Papíron	Excelben
Kovács János témája megváltozott	Minden naplósorban javítani	Kutatók lapon egyszer javítjuk
Kik vannak ma bent?	Végiglapozzuk a naplót	Szűrés: Dátum = ma
Mi van még kint?	Végignézzük a kiadási listát	Szűrés: Reponálva = N (narancs sorok)
Hány kutató jött idén?	Megszámoljuk kézzel	=DARAB2(Látogatások!A3:A1000)
Lejár valakinek az engedélye?	Minden lapot megnézünk	=DARABHA(Kutatók!O:O;"<"&MA()+30)

---

7.9 Összefoglalás: Melyik függvényt mikor használtuk?

Függvény	Hol	Mit csinál itt
FKERES	Látogatások, Kérések	Kutató neve, kutatószám, dátum, email, intézmény behúzása azonosító alapján
HAHIBA	Látogatások, Kérések	Elrejti a #HIÁNYZIK hibát, ha az azonosító nincs meg
DARAB2	Statisztika	Nem üres cellák megszámlálása (rekordok száma)
DARABHA	Statisztika, Látogatások	Feltételes számlálás (aktív engedélyek, kint lévő anyagok, kért tételek)
MA()	Statisztika	Mindig a mai dátumot adja – automatikus napi frissülés
MAX	Statisztika	Legnagyobb érték megkeresése (legtöbb látogatás)
INDEX / HOL.VAN	Statisztika	Legtöbbet látogató kutató nevének visszakeresése

---

7.10 Ellenőrző kérdések

1. Miért érdemes a legördülő listák forrását külön Referencia munkalapra gyűjteni?
2. Mit csinál a HAHIBA függvény? Miért fontos FKERES-sel együtt használni?
3. Hogyan hivatkozik a Kérések lap a Kutatók lap adataira? Hány lépéses a láncolat?
4. Mire jó a MA() függvény a statisztikai összesítőkben?
5. Mi a különbség a DARAB2 és a DARABHA függvény között?
6. Miért narancsszínű a feltételes formázásnál a =$J3="N" képlet – és miért fontos a $ a J előtt, de nem a 3 előtt?
7. Milyen adatot nem lehet digitalizálni ebből a rendszerből? (Gondoljunk az eredeti papírlapokra!)
8. Hasonlítsuk össze: mit tudna ez a rendszer Accessben, amit Excelben nem tud?