8 Excel vagy Access? Mikor melyiket használjuk?

8.1 Bevezetés

Mielőtt nekikezdenénk az Access használatának, fontos megértenünk: mikor érdemes Access-t használni, és mikor maradjunk az Excelnél? Mindkét programnak megvan a maga helye a levéltári munkában, és nem egymás helyettesítői, hanem kiegészítői.

8.2 Az Excel előnyei és hátrányai

8.2.1 Mikor válasszuk az Excelt?

Az Excel táblázatkezelő program, amely kiválóan alkalmas:

• Egyszerű listák, táblázatok kezelésére
• Számítások, statisztikák készítésére
• Gyors elemzésekre (pl. pivot táblák)
• Grafikonok, diagramok készítésére
• Egyszerű adatbevitelre, ahol nincs sok ismétlődő adat
• Egyszeri feladatokra (pl. éves statisztika, egyszeri leltár)

8.2.2 Példák levéltári munkában:

• Éves látogatottsági statisztika
• Digitalizálási költségvetés számítása
• Gyors összesítések (pl. hányan látogattak februárban?)
• Munkatervek, időbeosztások
• Egyszerű kutatói listák

8.2.3 Az Excel korlátai

Az Excel nem igazán alkalmas, ha:

• Több ezer sornyi adatot kezelünk
• Több táblázat között van kapcsolat (pl. kutatók és látogatásaik)
• Ugyanaz az adat több helyen ismétlődik
• Több ember egyszerre dolgozik ugyanazokon az adatokon
• Bonyolult lekérdezésekre van szükség
• Adatintegritást (hibamentes adatbevitelt) szeretnénk garantálni

8.3 Az Access előnyei és hátrányai

8.3.1 Mikor válasszuk az Access-t?

Az Access relációs adatbázis-kezelő, amely ideális:

• Több összekapcsolódó tábla kezeléséhez
• Nagy adatmennyiség (több ezer-tízezer rekord) tárolására
• Ismétlődő adatok hatékony kezelésére (pl. intézménynevek, kutatónevek)
• Összetett lekérdezésekre (pl. “Ki járt nálunk tavaly novemberben az ELTE-ről?”)
• Adatintegritás biztosítására (nem lehet rossz adatot bevinni)
• Többfelhasználós környezetben (hálózaton több ember dolgozhat egyszerre)

8.3.2 Példák levéltári munkában:

• Kutatói nyilvántartás + látogatások + kutatási kérelmek
• Nyilvántartás (fondok → állagok → iratok)
• Kölcsönzési rendszer
• Digitalizálási munkafolyamat-követés
• Raktári helyek és iratok kapcsolata

8.3.3 Az Access korlátai

Az Access nem igazán alkalmas, ha:

• Gyors, egyszeri számításokra van szükség
• Grafikonokat, diagrammokat szeretnénk készíteni
• Egyszerű, néhány soros listát kezelünk
• Nincs időnk megtanulni a használatát

8.4 Összehasonlító táblázat

Szempont	Excel	Access
Adatszerkezet	Egyszerű, egyetlen táblázat	Több összekapcsolt tábla
Adatmennyiség	Néhány száz-ezer sor	Több tízezer-millió rekord
Kapcsolatok	Nehezen kezelhető	Könnyű és hatékony
Statisztika, számítás	Kiváló	Korlátozott
Grafikonok	Kiváló	Korlátozott
Lekérdezések	Korlátozott	Kiváló
Adatintegritás	Könnyen elrontható	Garantálható
Többfelhasználós	Problémás	Támogatott
Tanulási görbe	Könnyű	Meredekebb

8.5 Gyakorlati döntési fa

Amikor eldöntjük, melyik programot használjuk, kövessük ezt a döntési fát:

Kérdés 1: Van több, egymáshoz kapcsolódó táblánk?
  │
  ├─ IGEN → ACCESS
  │
  └─ NEM → Kérdés 2: Ezer sornál több adatunk lesz?
           │
           ├─ IGEN → ACCESS
           │
           └─ NEM → Kérdés 3: Többen egyszerre dolgoznak rajta?
                    │
                    ├─ IGEN → ACCESS
                    │
                    └─ NEM → Kérdés 4: Számításokat, grafikonokat készítünk?
                             │
                             ├─ IGEN → EXCEL
                             │
                             └─ NEM → EXCEL vagy ACCESS

8.6 Konkrét levéltári példák

8.6.1 1. példa: Éves látogatási statisztika

Feladat: Összesíteni, hogy havonta hányan látogatták a levéltárat 2024-ben.

Megoldás: EXCEL

Indoklás: Egyszerű összesítés, egy táblázat, grafikonok kellenek. Az Excel pivot táblája erre tökéletes.

8.6.2 2. példa: Kutatói nyilvántartó rendszer

Feladat: Nyilvántartani a kutatókat, látogatásaikat, kutatási kérelmeiket, és azt, hogy melyik kutatóanyagot kiknek szolgáltattuk ki.

Megoldás: ADATBÁZIS (ACCESS)

Indoklás:

• Több tábla szükséges:
  • Kutatók (név, email, intézmény)
  • Látogatások (ki, mikor jött)
  • Kutatási kérelmek (ki, mit kért)
  • Iratanyagok (mit szolgáltattunk ki)
• Kapcsolatok: egy kutatónak több látogatása, több kérelme lehet
• Lekérdezések: “Ki kutatott az elmúlt hónapban?”

8.6.3 3. példa: Digitalizálási költségvetés

Feladat: Ki kell számolni, hogy mennyi egy digitalizálási projekt költsége (iratok száma × egységár, különböző kategóriákban).

Megoldás: EXCEL

Indoklás: Számítások, összegzések, esetleg grafikon. Egyszerű táblázat, nincs kapcsolat más táblákkal.

8.6.4 4. példa: Állomány-nyilvántartó rendszer

Feladat: Nyilvántartani a levéltár teljes állományát: fondok → állagok → sorozatok → iratok, valamint hozzájuk kapcsolva a digitalizálás státuszát, raktári helyüket.

Megoldás: ADATBÁZIS (ACCESS)

Indoklás:

• Hierarchikus struktúra (fond tartalmaz állagokat, állag tartalmaz iratokat)
• Minden szinten más-más metaadatok (fond leírása, állag keletkezési évei, irat címe)

8.7 Együttműködés: Excel és Access

Fontos: Az Excel és az Access nem ellenségek! Gyakran együtt használjuk őket:

• Az Access-ben tároljuk az adatokat (kutatók, látogatások stb.)
• Az Excelbe exportáljuk őket elemzéshez, grafikonokhoz
• Az Excelben előkészített adatokat importáljuk Access-be

Példa munkafolyamat:

1. Kutatói adatokat vezetjük Access-ben (sok kutató, több látogatás)
2. Lekérdezést készítünk: “2024-es látogatások havi bontásban”
3. Exportáljuk Excelbe
4. Excelben készítünk grafikont az éves jelentéshez