6 Gyakorlati példa: Levéltári nyilvántartás készítése

6.1 A feladat

Digitális nyilvántartás készítése

Mezők: 1. Jelzet 2. Fond megnevezése 3. Kezdő év 4. Záró év 5. Terjedelem (iratfolyóméter) 6. Raktári épület 7. Digitalizálva (Igen/Nem/Részben)

6.2 Előkészületek

6.2.1 Excel megnyitása és mentés

  1. Indítsük el az Excelt
  2. Fájl → Mentés másként
  3. Név: Nyilvantartas_JELZET.xlsx
  4. Mentés

6.2.2 Munkalap átnevezése

  1. Dupla klikk a „Munka1” fülre (lent)
  2. Írjuk be: Fondok
  3. Enter

6.3 Fejléc sor

6.3.1 Oszlopnevek beírása

Kattintsunk A1-re, majd írjuk be (Tab-bal ugorjunk):

A1: Jelzet
B1: Fond_megnevezése
C1: Kezdő_év
D1: Záró_év
E1: Terjedelem_ifm
F1: Raktári_épület
G1: Digitalizálva

6.3.2 Fejléc formázása

  1. Jelöljük ki A1:G1
  2. Félkövér (Ctrl+B)
  3. Betűméret: 12
  4. Kitöltőszín: Világoskék
  5. Középre igazítás
  6. Szegélyek → Alsó szegély

6.3.3 Oszlopszélesség

Minden oszlopnál: vigyük az egeret az oszlopok határára (A–B, B–C…) → Dupla klikk (automatikus szélesség)

Mentés: Ctrl+S

6.4 Adatok felvitele

6.4.1 Első fond

Kattintsunk A2-re, írjuk be (Tab-bal tovább):

A2: XXV-1
B2: Tanácsi ülések jegyzőkönyvei
C2: 1950
D2: 1990
E2: 5
F2: I. épület
G2: Igen

Az utolsó mezőnél Enter → ugrik A3-ra (következő fond).

6.4.2 További fondok (min. 10 db)

Mintaadatok:

Jelzet Megnevezés Kezdő Záró Terjedelem (ifm) Raktár Digitalizálva
XXVI-I-3 Magyar Állami Operaház 1945 1989 9 I. épület Igen
XXVI-I-4 Állami Hangverseny- és Műsorigazgatóság 1956 1964 5 II. épület Nem
XXVI-I-5 Magyar Állami Népi Együttes 1950 1986 6.6 I. épület Részben
XXVI-I-6 Huszonötödik Színház 1969 1977 1.9 II. épület Nem
XXVI-I-7 Állami Déryné Színház 1951 1977 4 I. épület Igen
XXVI-I-8 Nemzeti Színház 1933 1997 17.85 III. épület Nem
XXVI-I-9 Pesti Hírlap 1992 1984 0.72 II. épület Részben
XXVI-I-10 Műcsarnok 1952 1992 14.64 I. épület Nem
XXVI-I-23 Magyar Filmtudományi Intézet és Filmarchívum 1960 1977 6.2 III. épület Igen
XXVI-I-65 Színház- és Filmtudományi Intézet 1957 1959 0.6 II. épület Részben

Tipp: Legyünk következetesek! „I. épület” (pont után szóköz) vagy „I.épület”? Válasszunk egyet és alkalmazzuk mindig ugyanúgy!

Mentés: Ctrl+S

6.5 Formázás

6.5.1 Táblázat formázás

  1. Kattintsunk bárhova az adattáblán
  2. Kezdőlap → Formázás táblázatként
  3. Válasszunk stílust (pl. kék)
  4. ☑ „A táblázatnak van fejléce”
  5. OK

Eredmény: - Váltakozó sor színek - Szűrő nyilak (▼) - Dinamikus tábla

6.5.2 Ablaktábla rögzítése

  1. Kattintsunk A2-re
  2. Nézet → Ablaktábla rögzítése → Ablaktábla rögzítése
  3. Görgetéskor a fejléc látszik!

Mentés: Ctrl+S

6.6 Szűrés és rendezés

6.6.1 Rendezés időrendi sorrendbe

  1. Kattintsunk a „Kezdő_év” nyílra (▼)
  2. Rendezés legkisebbtől a legnagyobbig

6.6.2 Szűrés – Egy épület

  1. Kattintsunk a „Raktári_épület” nyílra
  2. Vegyük ki a pipát az „Az összes kijelölése” elől
  3. Pipáljuk be csak: I. épület
  4. OK

Csak az I. épület fondjai látszanak!

Törlés: Ugyanaz a nyíl → Szűrő törlése

6.6.3 Komplex szűrés – Nem digitalizált, régi fondok

1. feltétel: Kezdő_év < 1960 – „Kezdő_év” nyíl → Számszűrők → Kisebb, mint… → 1960 → OK

2. feltétel: Digitalizálva = Nem – „Digitalizálva” nyíl → Pipáljuk be csak „Nem” → OK

Eredmény: Régi, nem digitalizált fondok (2–3 db)

Törlés: Adatok → Törlés

6.7 Adatellenőrzés

6.7.1 Évek ellenőrzése (1800–2024)

  1. Jelöljük ki C2:C100 (Kezdő_év)
  2. Adatok → Adatellenőrzés
  3. Beállítások:
    • Engedélyezés: Egész szám
    • Adatok: között
    • Minimum: 1800
    • Maximum: 2024
  4. Hibajelzés:
    • Cím: „Hibás év”
    • Üzenet: „1800–2024 között!”
  5. OK

Ismételjük meg D2:D100-ra (Záró_év)!

6.7.2 Legördülő lista – Raktári épület

  1. Írjuk be I1:I3-ba:

    I1: I. épület
I2: II. épület
I3: III. épület

  2. Jelöljük ki F2:F100

  3. Adatok → Adatellenőrzés

  4. Engedélyezés: Lista

  5. Forrás: =$I$1:$I$3

  6. OK

Most legördülő lista van!

6.7.3 Legördülő lista – Digitalizálva

  1. Írjuk be J1:J3-ba:

    J1: Igen
J2: Nem
J3: Részben

  2. Jelöljük ki G2:G100

  3. Adatok → Adatellenőrzés → Lista → Forrás: =$J$1:$J$3 → OK

Mentés: Ctrl+S

6.8 Excel függvények

A képleteket mindig = jellel indítjuk a cellákban – ezáltal ismeri fel az Excel, hogy képlet vagy függvény következik.

Függvény Mit csinál? Példa
SZUM Összesíti a kijelölt tartomány értékeit =SZUM(A2:A25)
ÁTLAG Kiszámolja a kijelölt elemek átlagát =ÁTLAG(A2:A25)
MIN / MAX A legkisebb / legnagyobb elemet határozza meg =MIN(A2:A42) =MAX(A2:A42)
DARAB Megszámolja, hány darab szám van a tartományban =DARAB(A2:A32)
DARAB2 / COUNTA Megszámolja, hány darab nem üres mező van a tartományban =DARAB2(A2:A32)
DARABÜRES / COUNTBLANK Megszámolja, hány darab üres mező van a tartományban =DARABÜRES(A2:A32)
ÉS Halmozott feltételek – eredmény IGAZ, ha minden feltétel teljesül =ÉS(B2>50; D2="nő")
VAGY Halmozott feltételek – eredmény IGAZ, ha legalább egy feltétel teljesül =VAGY(B2>50; D2="nő")
BAL A szöveg bal oldaláról ad vissza meghatározott számú karaktert =BAL(A2;3) → első 3 karakter
KÖZÉP A szöveg meghatározott pozíciójától ad vissza karaktereket =KÖZÉP(A2;4;3) → 4. karaktertől 3 db
JOBB A szöveg jobb oldaláról ad vissza meghatározott számú karaktert =JOBB(A2;3) → utolsó 3 karakter
AZONOS IGAZ/HAMIS: a két cella pontosan azonos-e (kis/nagybetű is számít) =AZONOS(A2;A3)
DÁTUM Számokból dátumformátumot hoz létre =DÁTUM(2022;3;9) → 2022.03.09.
FKERES / VLOOKUP Listából keres ki egy értéket és visszaadja a kapcsolt adatot =FKERES(A2;$W$1:$Z$57;4;0)
ÖSSZEFŰZ / CONCATENATE Két vagy több cella tartalmát fűzi össze =ÖSSZEFŰZ(A2;" ";B2)

Függvénynevek Excel-verzió szerint

A feltételes számlálás függvénye verziónként eltérő nevet visel:

Funkció Magyar Excel (régebbi) Magyar Excel 365 Angol Excel
Feltételes számlálás DARABTELI DARABHA COUNTIF
Nem üres cellák DARAB2 DARAB2 COUNTA
Üres cellák DARABÜRES DARABÜRES COUNTBLANK

Ha a DARABTELI hibát jelez, próbáljuk a DARABHA nevet. Ha az sem működik, az angol COUNTIF általában minden verzióban elfogadott. Mac Excelben a pontosvessző helyett vesszőt kell használni: =COUNTIF(G2:G11,"Igen")

Levéltári példák a szövegfüggvényekre:

A BAL, KÖZÉP és JOBB függvények jelzetkezelésnél hasznosak. Ha a jelzet formátuma XXV-1, és szeretnénk kinyerni a fondfőcsoport számát:

A2: XXV-1
=BAL(A2;3)   → XXV   (fondfőcsoport jelzete)
=KÖZÉP(A2;5;1) → 1   (fond sorszáma)

6.8.1 Cellahivatkozások rögzítése

Alapértelmezés szerint a cellahivatkozások relatívak – másoláskor automatikusan módosulnak. A $ jellel rögzíthetjük őket:

Rögzítés Jelentés
$A2 Csak az oszlop rögzített, a sor másoláskor változik
A$2 Csak a sor rögzített, az oszlop másoláskor változik
$A$2 Oszlop és sor is rögzített – másoláskor sem változik

Gyorsbillentyű: Jelöljük ki a hivatkozást a képletben, majd nyomjuk meg az F4 billentyűt (egyes laptopokhoz: Fn+F4) – az Excel végigváltja a négy rögzítési módot.

Levéltári példa: Ha a tárgyévet egy fix cellában tároljuk ($B$1), és minden fond esetén arra hivatkozunk a számításban, rögzítés nélkül a másolásnál „eltolódna” a hivatkozás.

B1: 2024        ← rögzített referencia-év
C2: =B1-A2      ← rossz: másoláskor B2, B3... lesz belőle
C2: =$B$1-A2    ← jó: $B$1 mindig a rögzített évet veszi

Mentés: Ctrl+S

6.9 Statisztikák

6.9.1 Alapstatisztikák

Üres cellákba (pl. A13-tól):

A13: Fondok száma:
B13: =DARAB2(A2:A11)

A14: Átlagos terjedelem:
B14: =ÁTLAG(E2:E11)

A15: Legrégebbi:
B15: =MIN(C2:C11)

A16: Legfiatalabb:
B16: =MAX(C2:C11)

6.9.2 Feltételes számolás

A17: Digitalizált (Igen):
B17: =DARABTELI(G2:G11;"Igen")    ← vagy: =DARABHA(G2:G11;"Igen")  / =COUNTIF(G2:G11,"Igen")

A18: Részben:
B18: =DARABTELI(G2:G11;"Részben")  ← vagy: =DARABHA(G2:G11;"Részben")

A19: Nem digitalizált:
B19: =DARABTELI(G2:G11;"Nem")      ← vagy: =DARABHA(G2:G11;"Nem")

Mentés: Ctrl+S

6.10 Vizualizáció

6.10.1 Kimutatás (Pivot tábla) – Épületek szerinti megoszlás

  1. Kattintsunk az adattáblán
  2. Beszúrás → Kimutatás
  3. Új munkalap → OK
  4. Kimutatásmezők panel (jobbra):
    • Húzzuk a „Raktári_épület” mezőt → Sorok
    • Húzzuk a „Raktári_épület” mezőt → Értékek

Eredmény:

Raktári_épület     Darab
I. épület          4
II. épület         3
III. épület        2

6.10.2 Grafikon

  1. Kattintsunk a kimutatásra
  2. Beszúrás → Oszlopdiagram
  3. Válasszuk az első oszlopdiagram-típust

Testreszabás: - Diagram címe: „Fondok megoszlása raktári épületek szerint”

6.10.3 Munkalap átnevezése

Dupla klikk a „Munka2” fülre → Írjuk be: Statisztika

Mentés: Ctrl+S (utoljára!)

6.11 Gyakori hibák

Szűrés nem működik → Üres sorok vannak
Adatellenőrzés nincs → Rossz tartomány
DARAB2 / DARABHA rossz → Fejléc benne van a tartományban
Ablaktábla rögzítése nem működik → Rossz cellán állunk (A2 kell!)

Miről volt szó ebben a részben: 1. Strukturált tábla (fejléc, sorok, nincs üres) 2. Formázás (táblázat, ablaktábla rögzítése) 3. Szűrés és rendezés 4. Adatellenőrzés (számok, legördülő lista) 5. Statisztikák (DARAB2, DARABTELI / DARABHA, ÁTLAG) 6. Vizualizáció (kimutatás, grafikon)

6.12 Ellenőrző kérdések

  1. Miért fontos az első sor fejléc?
  2. Miért rossz összevont cellákat használni?
  3. Hogyan állíthatunk be legördülő listát?
  4. Mi a különbség a Szűrő és a Kimutatás között?
  5. Hogyan rögzíthetjük a fejléc sort?
  6. Milyen képlet számolja a rekordokat?
  7. Milyen képlet számolja az „Igen” értékeket?
  8. Miért fontos a konzisztencia az adatbevitelnél?
  9. Hogyan szűrhetünk egyszerre több feltétel szerint?