14 Kapcsolatok: Második tábla létrehozása

14.1 Bevezetés

Eddig egy táblával dolgoztunk: tbl_Kutatók. De a valódi erejét az Access akkor mutatja meg, amikor több táblát kapcsolunk össze.

Ebben a fejezetben:

  1. Létrehozunk egy második táblát: tbl_Látogatások
  2. Összekapcsoljuk a két táblát
  3. Megértjük a kapcsolatok fogalmát

14.2 Miért kell több tábla?

14.2.1 A probléma: Ismétlődő adatok

Képzeljük el, hogy egy táblában szeretnénk tárolni a kutatókat ÉS a látogatásaikat:

┌────────┬────────────┬───────────────┬──────────────┬────────────────┐
│ Név    │ Email      │ Intézmény     │ LatDátum     │ CélKutatás     │
├────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ Kovács │ kovacs.a@  │ ELTE BTK      │ 2024.03.10   │ Rákóczi        │
│ Anna   │ elte.hu    │               │              │                │
├────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ Kovács │ kovacs.a@  │ ELTE BTK      │ 2024.03.15   │ Rákóczi        │
│ Anna   │ elte.hu    │               │              │                │
├────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ Kovács │ kovacs.a@  │ ELTE BTK      │ 2024.04.02   │ Rákóczi        │
│ Anna   │ elte.hu    │               │              │                │
├────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ Nagy   │ nagy.p@    │ MNL OL        │ 2024.03.12   │ színháztört.   │
│ Péter  │ gmail.com  │               │              │                │
└────────┴────────────┴───────────────┴──────────────┴────────────────┘

Problémák:

Kovács Anna neve, emailje, intézménye háromszor ismétlődik
Ha Kovács Anna emailt vált, három helyen kell módosítani
Elgépelés veszélye: “ELTE BTK” vs “ELTE BTk” vs “Elte BTK”
Rengeteg felesleges adat tárolása

14.2.2 A megoldás: Két tábla + kapcsolat

1. tábla: tbl_Kutatók – minden kutató egyszer szerepel

┌────────┬────────────┬───────────────┬──────────────┐
│KutatóID│ Név        │ Email         │ Intézmény    │
├────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┤
│   1    │ Kovács Anna│ kovacs.a@...  │ ELTE BTK     │
│   2    │ Nagy Péter │ nagy.p@...    │ MNL OL       │
└────────┴────────────┴───────────────┴──────────────┘

2. tábla: tbl_Látogatások – látogatások

┌───────────┬─────────┬────────────┬─────────────────┐
│ LatID     │KutatóID │ LatDátum   │ CélKutatás      │
├───────────┼─────────┼────────────┼─────────────────┤
│     1     │    1    │ 2024.03.10 │ Kádár-kor       │
│     2     │    1    │ 2024.03.15 │ Kádár-kor       │
│     3     │    1    │ 2024.04.02 │ Kádár-kor       │
│     4     │    2    │ 2024.03.12 │ színháztörténet │
└───────────┴─────────┴────────────┴─────────────────┘

Kapcsolat: A KutatóID összeköti a két táblát!

Kovács Anna adatai egyszer szerepelnek
Email módosítás egy helyen
Nincs elgépelés veszély
Hatékony adattárolás

14.3 Kapcsolat típusok

Mielőtt létrehoznánk a második táblát, értsük meg a kapcsolat típusokat!

14.3.1 Egy-a-többhöz kapcsolat (1:N)

A leggyakoribb kapcsolat típus. Egy rekord az egyik táblában több rekordhoz kapcsolódhat a másik táblában.

Példák:

  • Egy kutató → Több látogatás
  • Egy fond → Több állag
  • Egy állag → Több irat

Jelölés:

Kutatók (1) ─────< Látogatások (N)

A “∞” vagy “<” jel jelzi a “több” oldalt.

Hogyan működik?

  • A tbl_Kutatók táblában minden kutató egyszer szerepel (KutatóID = 1, 2, 3, …)
  • A tbl_Látogatások táblában több sor is hivatkozhat ugyanarra a kutatóra (KutatóID = 1, 1, 1, 2, …)

14.3.2 Több-a-többhöz kapcsolat (N:M)

Ritkább, de előfordul. Több rekord az egyik táblában több rekordhoz kapcsolódhat a másik táblában.

Példa:

  • Több kutató dolgozhat több kutatási projekten
  • Több iratot több témakörbe sorolhatunk

Megvalósítás: Egy köztes táblával (ezt majd a haladó kurzuson tanuljuk).

14.3.3 Egy-az-egyhez kapcsolat (1:1)

Nagyon ritka. Egy rekord az egyik táblában pontosan egy rekordhoz kapcsolódik a másik táblában.

Példa: Személy tábla és Útlevél tábla (egy személynek egy útlevele van).

Most: Az egy-a-többhöz (1:N) kapcsolattal fogunk dolgozni!

14.4 A tbl_Látogatások tábla megtervezése

Tervezzük meg a második táblánkat!

14.4.1 Milyen adatokat akarunk tárolni?

Egy látogatásról a következőket:

  • Ki jött? (melyik kutató)
  • Mikor jött?
  • Miért jött? (kutatási téma)
  • Megjegyzések (opcionális)

14.4.2 Mezők definiálása

Mezőnév Adattípus Méret Kötelező Leírás
LatID AutoNumber - ✓ Egyedi azonosító (PK)
KutatóID Number (Long Integer) - ✓ Ki jött? (FK)
LatDátum Date/Time - ✓ Mikor jött?
CélKutatás Short Text 200 ✗ Kutatási téma
Megjegyzés Long Text - ✗ További jegyzetek

Fontos:

  • LatID: Elsődleges kulcs (Primary Key = PK)
  • KutatóID: Idegen kulcs (Foreign Key = FK) – ez kapcsolja össze a két táblát!

Idegen kulcs (Foreign Key): Egy mező, amely egy másik tábla elsődleges kulcsára hivatkozik.

14.5 A tbl_Látogatások tábla létrehozása

Most hozzuk létre a táblát!

14.5.1 1. lépés: Új tábla létrehozása

  1. Létrehozás fül → Táblatervezés gomb
  2. Megnyílik az üres táblatervező

14.5.2 2. lépés: Mezők definiálása

14.5.2.1 LatID mező

  1. Mezőnév: LatID
  2. Adattípus: AutoNumber
  3. Leírás: Látogatás egyedi azonosítója
  4. Kattintsunk a sor bal szélére → Jobb egér → Elsődleges kulcs (vagy 🔑 gomb)

14.5.2.2 KutatóID mező

Ez a kulcsmező, amely összeköti a két táblát!

  1. Mezőnév: KutatóID
  2. Adattípus: Number (szám)
  3. Leírás: Melyik kutató látogatott?

Tulajdonságok (alsó panel):

  • Mező mérete (Field Size) → Long Integer (hosszú egész)
  • Kötelező (Required) → Igen

Fontos: A KutatóID típusa Number (Long Integer) legyen, mert a tbl_Kutatók táblában a KutatóID AutoNumber típusú, ami Long Integer.

14.5.2.3 LatDátum mező

  1. Mezőnév: LatDátum
  2. Adattípus: Date/Time
  3. Leírás: Látogatás dátuma

Tulajdonságok:

  • Formátum: Rövid dátum
  • Kötelező: Igen
  • Alapértelmezett érték: =Date() (mai dátum)

14.5.2.4 CélKutatás mező

  1. Mezőnév: CélKutatás
  2. Adattípus: Short Text
  3. Leírás: Kutatási téma

Tulajdonságok:

  • Mező mérete: 200
  • Kötelező: Nem

14.5.2.5 Megjegyzés mező

  1. Mezőnév: Megjegyzés
  2. Adattípus: Long Text
  3. Leírás: További jegyzetek

Tulajdonságok:

  • Kötelező: Nem

14.5.3 3. lépés: Tábla mentése

  1. Ctrl+S
  2. Név: tbl_Látogatások
  3. OK

14.6 Kapcsolat létrehozása a két tábla között

Most összekapcsoljuk a tbl_Kutatók és tbl_Látogatások táblákat!

14.6.1 1. lépés: Kapcsolatok ablak megnyitása

  1. Adatbázis-eszközök fül → Kapcsolatok gomb

Megnyílik a Kapcsolatok ablak. Ez valószínűleg üres (még nincs kapcsolat).

14.6.2 2. lépés: Táblák hozzáadása

Ha nem látjuk a táblákat, adjuk hozzá őket:

  1. Tervezés fül (a Kapcsolatok ablakban) → Tábla megjelenítése gomb

Vagy:

  • Jobb egérgomb a Kapcsolatok ablak üres területén → Tábla megjelenítése
  1. Megjelenik a “Tábla megjelenítése” ablak
  2. Válasszuk ki: tbl_Kutatók → Hozzáadás
  3. Válasszuk ki: tbl_Látogatások → Hozzáadás
  4. Bezárás

Most két kis ablakot látunk a Kapcsolatok nézetben:

┌─────────────────┐       ┌──────────────────┐
│ tbl_Kutatók     │       │ tbl_Látogatások  │
├─────────────────┤       ├──────────────────┤
│🔑KutatóID       │       │🔑LatID           │
│ Név             │       │ KutatóID         │
│ Email           │       │ LatDátum         │
│ Intézmény       │       │ CélKutatás       │
│ RegDátum        │       │ Megjegyzés       │
│ Aktív           │       │                  │
└─────────────────┘       └──────────────────┘

14.6.3 3. lépés: Kapcsolat létrehozása

Most húzással hozzuk létre a kapcsolatot:

  1. Kattintsunk a tbl_Kutatók táblában a KutatóID mezőre
  2. Tartsuk lenyomva az egeret, és húzzuk át a tbl_Látogatások táblában a KutatóID mezőre
  3. Engedjük el az egeret

Megjelenik a Kapcsolatok szerkesztése ablak!

14.6.4 4. lépés: Kapcsolat beállítása

A Kapcsolatok szerkesztése ablakban látjuk:

  • Tábla/lekérdezés: tbl_Kutatók
  • Kapcsolódó tábla/lekérdezés: tbl_Látogatások
  • KutatóID ↔︎ KutatóID

Alul három jelölőnégyzet:

  1. ☑ Referenciális integritás érvényesítése (Enforce Referential Integrity)
  2. Lépcsőzetes frissítés a kapcsolódó mezőkben (Cascade Update Related Fields)
  3. Lépcsőzetes törlés a kapcsolódó rekordokban (Cascade Delete Related Records)

Mit jelöljünk be?

Referenciális integritás – MINDIG jelöljük be!
Lépcsőzetes frissítés – Jelöljük be (biztonságos)
Lépcsőzetes törlés – NE jelöljük be levéltári kontextusban!

14.6.4.1 Mit jelentenek ezek?

Referenciális integritás:

  • Biztosítja, hogy érvényes kapcsolat legyen
  • Nem lehet olyan látogatást felvenni, amelynek KutatóID-ja nem létezik a Kutatók táblában
  • Nem lehet törölni kutatót, amíg vannak hozzá kapcsolódó látogatások

Lépcsőzetes frissítés:

  • Ha módosítjuk egy kutató ID-ját (ritkán fordul elő), akkor a Látogatások táblában is automatikusan frissül

Lépcsőzetes törlés:

  • Ha törlünk egy kutatót, automatikusan törlődnek az összes látogatása is
  • ** Nem akarjuk véletlenül törölni a látogatási nyilvántartást!

14.6.5 5. lépés: Kapcsolat létrehozása

  1. Jelöljük be: ☑ Referenciális integritás
  2. Jelöljük be: ☑ Lépcsőzetes frissítés
  3. Kattintsunk: Létrehozás

Most a Kapcsolatok nézetben látunk egy vonalat a két tábla között:

┌─────────────────┐       ┌──────────────────┐
│ tbl_Kutatók     │       │ tbl_Látogatások  │
├─────────────────┤       ├──────────────────┤
│🔑KutatóID ───────1────<∞─ KutatóID         │
│ Név             │       │ LatDátum         │
│ Email           │       │ CélKutatás       │
└─────────────────┘       └──────────────────┘

A vonal két végén:

  • 1 – Egy-a-többhöz kapcsolat “egy” oldala (Kutatók)
  • ∞ – “Több” oldala (Látogatások)

Ez jelenti: Egy kutatónak több látogatása lehet!

14.6.6 6. lépés: Kapcsolatok ablak bezárása

  1. Zárjuk be a Kapcsolatok ablakot (✕)
  2. Ha kérdezi, hogy mentse-e az elrendezést: Igen

14.7 Adatok felvétele a Látogatások táblába

Most vigyünk fel néhány látogatást!

14.7.1 1. lépés: Látogatások tábla megnyitása

  1. Dupla kattintás a tbl_Látogatások táblára (Navigációs panel)
  2. Adatlap nézet nyílik meg

14.7.2 2. lépés: Első látogatás felvétele

Vigyük fel Kovács Anna első látogatását:

  1. LatID: (automatikusan 1 lesz)
  2. KutatóID: 1 (Kovács Anna ID-ja)
  3. LatDátum: 2024-03-10
  4. CélKutatás: Rákóczi-szabadságharc levéltári forrásai
  5. Megjegyzés: (hagyjuk üresen)
  6. Enter

14.7.3 3. lépés: További látogatások

Vigyünk fel még néhány látogatást:

  • LatID: 2 | KutatóID: 1 | LatDátum: 2024-03-15 | CélKutatás: Rákóczi-szabadságharc
  • LatID: 3 | KutatóID: 1 | LatDátum: 2024-04-02 | CélKutatás: Rákóczi-szabadságharc
  • LatID: 4 | KutatóID: 2 | LatDátum: 2024-03-12 | CélKutatás: Magyar színháztörténet 1945-1970
  • LatID: 5 | KutatóID: 3 | LatDátum: 2024-02-28 | CélKutatás: Barokk építészet Pécsett

Figyelem: A KutatóID-kat kézzel kell begépelni. Később megtanuljuk, hogyan lehet ezt egyszerűbbé tenni (kombinált lista).

14.7.4 4. lépés: Referenciális integritás tesztelése

Próbáljunk meg érvénytelen adatot felvinni!

  1. Új sor
  2. KutatóID: 999 (ez nem létezik a Kutatók táblában!)
  3. LatDátum: mai dátum
  4. Enter

Hibaüzenet: “Nem adhat hozzá vagy módosíthat rekordot, mert kapcsolódó rekord szükséges a tbl_Kutatók táblában.”

Ez pontosan a referenciális integritás működése!

Ez védi az adatainkat attól, hogy érvénytelen kapcsolatokat hozzunk létre.

14.7.5 5. lépés: Kombinált lista (Combo Box) készítése

Unalmas begépelni a KutatóID-kat. Csináljunk belőle legördülő listát!

14.7.5.1 Tervezési nézetre váltás

  1. Zárjuk be a tbl_Látogatások táblát
  2. Jobb egérgomb → Tervezési nézet

14.7.5.2 KutatóID mező módosítása

  1. Kattintsunk a KutatóID mezőre
  2. Az alsó panelen keressük meg: Keresés fül (Lookup tab)
  3. Vezérlő megjelenítése (Display Control) → Válasszuk: Kombinált lista (Combo Box)

14.7.5.3 Sor forrása beállítása

Most adjuk meg, honnan töltse fel a listát:

  1. Sor típusa (Row Source Type) → Tábla/lekérdezés
  2. Sor forrása (Row Source) → Kattintsunk a ... gombra

Megjelenik a Lekérdezés-készítő.

  1. Válasszuk ki a tbl_Kutatók táblát
  2. Húzzuk be a mezőket:
    • KutatóID
    • Név
    • Intézmény
  3. Bezárás (✕) → Igen (mentés)

14.7.5.4 További beállítások

  1. Oszlopok száma (Column Count) → 3
  2. Kötött oszlop (Bound Column) → 1 (a KutatóID-t tárolja)
  3. Oszlopszélességek (Column Widths) → 0cm;4cm;4cm

Mit jelent ez? - Oszlopszélességek: Az első oszlop (KutatóID) 0 cm → rejtett, a Név és Intézmény látszik

14.7.5.5 Mentés és tesztelés

  1. Ctrl+S (mentés)
  2. Váltunk Adatlap nézetre

Most a KutatóID oszlopban egy legördülő lista van! 🎉

Kattintsunk rá → Látjuk a kutatók nevét és intézményét, de a rendszer az ID-t tárolja!

KutatóID         ▼
┌────────────────────────────────┐
│ Kovács Anna    ELTE BTK        │
│ Nagy Péter     ML OL           │
│ Szabó Mária    PTE BTK         │
└────────────────────────────────┘