16 Jelentések: Nyomtatható listák készítése
16.1 Bevezetés
Az adatokat eddig táblákban, űrlapokon és lekérdezésekben néztük. De mi van, ha nyomtatni szeretnénk őket? Vagy PDF-be exportálni?
Erre valók a jelentések (reports)!
A jelentés:
- Nyomtatásra optimalizált formátum
- Professzionális megjelenés (fejléc, lábléc, oldalszámok)
- Csoportosítható (pl. kutatók intézmény szerint csoportosítva)
- Exportálható (PDF, Word, Excel)
16.2 Egyszerű jelentés: Kutatók listája
Készítsünk egy egyszerű nyomtatható kutatói listát!
16.2.1 1. lépés: Jelentés varázsló indítása
- Kattintsunk egyszer a
tbl_Kutatóktáblára (kijelölés, NE megnyitás!) - Létrehozás fül → Jelentés gomb
Az Access automatikusan készít egy jelentést!
16.2.2 2. lépés: A jelentés megtekintése
Most egy formázott listát látunk:
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ tbl_Kutatók │ ← Jelentés fejléce
│ 2024. március 15. │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ KutatóID Név Email Intézmény│ ← Oszlopfejlécek
├─────────────────────────────────────────────┤
│ 1 Kovács Anna kovacs... ELTE BTK │
│ 2 Nagy Péter nagy... Független│
│ 3 Szabó Mária szabo... PTE BTK │
│ ... │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ 1. oldal │ ← Oldal lábléce
└─────────────────────────────────────────────┘16.2.3 3. lépés: Nyomtatási kép nézet
Nézzük meg, hogyan nézne ki kinyomtatva:
- Nézet gomb → Nyomtatási kép (Print Preview)
Most látjuk a teljes oldalt, úgy, ahogy kinyomtatnánk.
Eszközök:
- Zoom (nagyítás/kicsinyítés)
- Egy/Két oldal nézet
- Nyomtatás gomb (ha ténylegesen kinyomtatnánk)
- PDF vagy XPS – Exportálás PDF-be
16.3 Jelentés testre szabása
A jelentéseket is testre szabhatjuk, mint az űrlapokat!
16.3.1 1. lépés: Tervezési nézetre váltás
- Dupla kattintás az
rpt_Kutatok_listajelentésre (megnyitás) - Nézet gomb → Tervezési nézet
16.3.2 2. lépés: A jelentés szakaszai
Egy jelentés több szakaszból áll:
┌──────────────────────────────────┐
│ Jelentés fejléce │ ← Egyszer, az elején
├──────────────────────────────────┤
│ Oldalfejléc │ ← Minden oldal tetején
├──────────────────────────────────┤
│ Részletek │ ← Ismétlődik minden rekordnál
├──────────────────────────────────┤
│ Oldallábléc │ ← Minden oldal alján
├──────────────────────────────────┤
│ Jelentés lábléce │ ← Egyszer, a végén
└──────────────────────────────────┘16.3.3 3. lépés: Cím hozzáadása
Adjunk hozzá egy szép címet a jelentés fejlécéhez:
- Kattintsunk a Jelentés fejléce szakaszba
- Keressük meg a cím címkét (pl. “tbl_Kutatók”)
- Dupla kattintás → Szerkesztési mód
- Töröljük ki, írjuk be: Kutatói Nyilvántartás
16.3.4 4. lépés: KutatóID oszlop elrejtése
A KutatóID-t nem szükséges nyomtatni. Rejtsük el:
- Kattintsunk a KutatóID szövegdobozra (Részletek szakasz)
- F4 → Tulajdonságlap
- Látható → Nem
Ugyanezt a KutatóID oszlopfejléccel is (Oldalfejléc szakaszban).
16.3.5 5. lépés: Oszlopok átméretezése
Ha túl széles vagy keskeny egy oszlop:
- Kattintsunk az oszlop szövegdobozára
- Húzzuk a jobb szélét (◀▶ kurzor)
16.3.6 6. lépés: Dátum hozzáadása a lábléchez
Adjuk hozzá a nyomtatás dátumát az oldal láblécéhez:
- Tervezés fül → Dátum és idő gomb
- Válasszuk ki a dátumformátumot (pl. “Hosszú dátum”)
- OK
Megjelenik a láblécben: =Date()
16.4 Jelentés lekérdezésből
Természetesen jelentést nemcsak táblákból, hanem lekérdezésekből is készíthetünk!
16.5 Csoportosított jelentés
A jelentések egyik legerősebb funkciója a csoportosítás.
Példa: Kutatók listája, intézmények szerint csoportosítva.
16.5.1 1. lépés: Jelentésvarázsló
Ezúttal használjuk a varázslót:
- Létrehozás → Jelentésvarázsló (Report Wizard)
16.5.2 2. lépés: Táblák és mezők kiválasztása
- Táblák/lekérdezések:
tbl_Kutatók - Elérhető mezők → Kiválasztott mezők:
- Intézmény
- Név
- Aktív
- Tovább
16.5.3 3. lépés: Csoportosítási szintek
- “Szeretne csoportosítási szinteket megadni?”
- Dupla kattintás: Intézmény
Most az Intézmény “feljebb kerül” → ez lesz a csoportosító mező.
- Tovább
16.5.4 4. lépés: Rendezési sorrend
- Rendezzük a neveket ABC sorrendben
- Első rendezési mező: Név, Növekvő
- Tovább
16.5.7 7. lépés: Eredmény
Most egy csoportosított jelentést látunk:
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Kutatók intézmények szerint │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ELTE BTK │ ← Csoport fejléc
│ Kovács Anna kovacs.a@elte.hu ☑ │
│ Tóth Katalin toth.k@elte.hu ☑ │
│ │
│ Független kutató │
│ Nagy Péter nagy.p@gmail.com ☑ │
│ Varga Éva (nincs email) ☐ │
│ │
│ PTE BTK │
│ Szabó Mária szabo.m@... ☑ │
└─────────────────────────────────────────────┘16.6 Összesítés jelentésekben
Csoportokon belül összesíthetünk is!
Példa: Hány kutató van intézményenként?
16.6.2 2. lépés: Csoportlábléc megjelenítése
- Jobb egérgomb az Intézmény fejléc sávra
- Csoport tulajdonságai
- Csoportlábléc (Group Footer) → Igen
- OK
Most megjelent egy új szakasz: Intézmény lábléc
16.6.3 3. lépés: Darabszám hozzáadása
- Tervezés fül → Vezérlők csoport → Szövegdoboz (Text Box)
- Rajzoljunk egy szövegdobozt az Intézmény lábléc szakaszba
- A szövegdobozba írjuk:
=Count([KutatóID])
Ez megszámolja, hány kutató van az adott csoportban (intézményben).
16.6.4 4. lépés: Címke hozzáadása
A szövegdoboz melletti címkét nevezzük át:
- Dupla kattintás → Szerkesztési mód
- Írjuk be: Összesen:
16.7 Exportálási lehetőségek
A jelentéseket különböző formátumokba exportálhatjuk:
16.7.1 PDF exportálás
- Jelentés megnyitása (Nyomtatási kép nézet)
- Adatok fül → PDF vagy XPS
- Hely, fájlnév megadása
- Közzététel
16.8 Gyakorlati feladatok
16.8.1 Feladat 1: Látogatások listája
Készítsünk egy egyszerű jelentést a qry_Marciusi_latogatasok lekérdezésből!
- Jelentés automatikus generálása
- Testre szabás: cím, dátum, oldalszám
- Exportálás PDF-be
- Mentés:
rpt_Marciusi_latogatasok