17 Összefoglalás

17.1 Mit tanultunk?

17.1.1 1. alkalom

Excel vs Access döntés - Mikor használjunk Excelt, mikor Access-t - Döntési fa a megfelelő program kiválasztásához - Levéltári példák mindkét programra

Access alapfogalmak - Tábla, mező, rekord, elsődleges kulcs - Adattípusok (Short Text, Number, Date/Time, Yes/No, AutoNumber) - Az Access felülete (menüszalag, navigációs panel, munkaterület)

Első tábla létrehozása - tbl_Kutatók tábla megtervezése és létrehozása - Mezők definiálása tervezési nézetben - Elsődleges kulcs beállítása - Adatok bevitele adatlap nézetben

Űrlap készítése - Automatikus űrlap generálása - Űrlap testre szabása (címkék, színek, elrendezés) - Mezők elrejtése - Adatbevitel és navigáció űrlapon

17.1.2 2. alkalom

Kapcsolatok és második tábla - Egy-a-többhöz kapcsolat fogalma - tbl_Látogatások tábla létrehozása - Idegen kulcs (Foreign Key) használata - Referenciális integritás beállítása - Kombinált lista (Combo Box) készítése

Lekérdezések - Lekérdezések alapjai (szűrés, rendezés) - Feltételek megadása (dátum, szöveg) - ÉS (AND) és VAGY (OR) feltételek - Helyettesítő karakterek (*, ?) - Számított mezők - Csoportosítás és összesítő függvények

Jelentések - Egyszerű jelentés készítése - Nyomtatási kép előnézet - Jelentés testre szabása (cím, dátum, oldalszám) - Csoportosított jelentések - Összesítések jelentésekben - Exportálás (PDF, Word, Excel)

17.2 Gyakorlás – Önálló feladatok

A tanultak elmélyítésére próbáljuk ki ezeket a feladatokat!

17.2.1 Feladat 1: Bővítsük a rendszert

Adjunk hozzá egy új mezőt a Kutatók táblához:

  • Telefonszám (Short Text, 20 karakter)

Lépések:

  1. tbl_Kutatók megnyitása tervezési nézetben
  2. Új mező hozzáadása: Telefonszám, Short Text
  3. Mentés
  4. frm_Kutatók űrlap tervezési nézetében adjuk hozzá a mezőt

17.2.2 Feladat 2: Új lekérdezés

Készítsünk lekérdezést:

Cél: Mely kutatók NEM jártak még 2024 márciusa óta?

Tipp: Használjunk külső illesztést (Left Join) és NULL feltételt.

17.2.3 Feladat 3: Jelentés logo-val

Adjunk hozzá egy képet (pl. levéltár logója) a jelentés fejlécéhez!

Lépések:

  1. rpt_Kutatok_lista tervezési nézet
  2. Tervezés → Beillesztés → Kép
  3. Válasszunk egy képfájlt
  4. Helyezzük el a jelentés fejlécében

17.2.4 Feladat 4: Új tábla – Kutatási kérelmek

Hozzunk létre egy harmadik táblát:

tbl_Kerelmek

  • KérelmID (AutoNumber, PK)
  • KutatóID (Number, FK)
  • KérelmDátum (Date/Time)
  • IratLeírás (Long Text) – mit szeretne a kutató látni
  • Státusz (Short Text) – “Függőben”, “Jóváhagyva”, “Elutasítva”

Kapcsoljuk össze a Kutatók táblával!

17.3 További tanulási lehetőségek

17.3.1 Haladó Access tanfolyam

Ha tovább szeretnénk lépni, a haladó kurzuson a következőket tanuljuk:

  • Többtáblás szerkezetek (fondok → állagok → iratok)
  • Hierarchikus űrlapok alűrlapokkal
  • Haladó lekérdezések (paraméterek, műveleti lekérdezések, kereszttáblák)
  • Makrók és automatizálás
  • Adatimportálás és exportálás
  • Adatbázis optimalizálás

17.3.2 Online források

Microsoft hivatalos dokumentáció: - https://support.microsoft.com/access

Videók (YouTube): - Keressünk rá: “Access alapok magyarul” - Angol nyelvű tutorialok: “Access for beginners”

Fórumok: - https://answers.microsoft.com (angol) - Magyar Access fórumok

17.3.3 Könyvek

  • “Access 2019 Bible” – Michael Alexander, Richard Kusleika (angol, részletes)
  • “Microsoft Access lépésről lépésre” – Joyce Cox, Joan Lambert (magyar fordítás, ha elérhető)

17.4 Jó gyakorlatok és tippek

17.4.1 Adatbázis karbantartás

Rendszeres mentés: - Hetente készítsünk biztonsági mentést (másolás) - Tároljuk külön helyen (pl. cloud, pendrive)

Tömörítés és javítás: - Fájl → Információ → Tömörítés és javítás - Csökkenti a fájlméretet, javít hibákat

Verziózás: - Fontos változtatások előtt mentsünk új verzióként - Pl. Kutatoi_nyilvantartas_v1.accdb, ..._v2.accdb

17.4.2 Elnevezési konvenciók

Használjunk előtagokat: - Táblák: tbl_ (pl. tbl_Kutatók) - Lekérdezések: qry_ (pl. qry_Marciusi_latogatasok) - Űrlapok: frm_ (pl. frm_Kutatók) - Jelentések: rpt_ (pl. rpt_Kutatok_lista)

Magyar névkonvenció: - Használjunk érthető, magyar neveket - Kerüljük a szóközöket (használjunk aláhúzást: _) - Pl. tbl_Kutatok ✅, ne Table1 ❌

17.4.3 Adatminőség

Ellenőrzési szabályok: - Használjunk ellenőrzési szabályokat a hibák elkerülésére - Pl. email tartalmaz @ jelet

Kötelező mezők: - Fontos mezőket tegyünk kötelezővé - Pl. név, email

Kombinált listák: - Ahol lehet, használjunk legördülő listákat - Csökkenti az elgépeléseket

17.5 Gyakori hibák és megoldások

17.5.1 “A fájl nem nyitható meg”

Probléma: Az adatbázis sérült vagy nem kompatibilis verzió.

Megoldás: 1. Fájl → Információ → Tömörítés és javítás 2. Ha ez sem segít: Új adatbázis, táblák importálása

17.5.2 “Nincs elég memória”

Probléma: Túl nagy az adatbázis, vagy túl sok lekérdezés fut.

Megoldás: 1. Zárjuk be a nem használt objektumokat 2. Tömörítsük az adatbázist 3. Osszuk fel kisebb adatbázisokra

17.5.3 “Referenciális integritás sérült”

Probléma: Léteznek olyan látogatások, amelyek nem létező kutatóra hivatkoznak.

Megoldás: 1. Keressük meg az “árva” rekordokat (lekérdezéssel) 2. Töröljük vagy javítsuk őket 3. Utána állítsuk be a referenciális integritást

17.5.4 “Lassú a lekérdezés”

Probléma: Sok adat, nincs indexelés.

Megoldás: 1. Indexeljük a gyakran keresett mezőket (haladó) 2. Optimalizáljuk a lekérdezéseket 3. Csak a szükséges mezőket kérdezzük le

17.6 Hasznos billentyűparancsok

Parancs Funkció
Ctrl+S Mentés
Ctrl+Z Visszavonás
Ctrl+F Keresés
Ctrl+N Új rekord
F4 Tulajdonságlap megnyitása
F5 Lekérdezés futtatása
F11 Navigációs panel megjelenítése/elrejtése
Shift+F2 Zoom ablak (hosszú szöveghez)
Tab Következő mező
Shift+Tab Előző mező
Esc Módosítás visszavonása (adatlapon)