15 Lekérdezések: Adatok szűrése és elemzése

15.1 Bevezetés

Most, hogy két táblánk van (Kutatók és Látogatások), és össze vannak kapcsolva, tanuljuk meg, hogyan kérdezzük le az adatokat!

A lekérdezés (query) egy olyan eszköz, amely:

  • Adatokat szűr (pl. “csak az ELTE-s kutatók”)
  • Adatokat rendez (pl. “dátum szerint növekvő sorrendben”)
  • Adatokat csoportosít (pl. “hány látogatás volt havonta”)
  • Több táblából egyesít adatokat

Fontos: A lekérdezés nem tárol adatokat! Csak “kérdést tesz fel” a tábláknak, és megjeleníti az eredményt.

15.2 Egyszerű lekérdezés: Ki látogatott márciusban?

Kezdjünk egy egyszerű példával!

15.2.1 1. lépés: Lekérdezés-készítő indítása

  1. Létrehozás fül → Lekérdezéstervezés gomb

Megjelenik a Lekérdezés-készítő ablak, felül a Tábla megjelenítése ablak.

15.2.2 2. lépés: Táblák kiválasztása

Mely táblákból szeretnénk adatokat?

  • Kell a Látogatások tábla (dátum, téma)
  • Kell a Kutatók tábla is (név, intézmény)
  1. Tábla megjelenítése ablakban:
    • Dupla kattintás: tbl_Kutatók
    • Dupla kattintás: tbl_Látogatások
  2. Bezárás

Most látjuk a két táblát az ablak felső részében, egy vonallal összekötve (a kapcsolat!):

┌─────────────────┐       ┌──────────────────┐
│ tbl_Kutatók     │       │ tbl_Látogatások  │
├─────────────────┤       ├──────────────────┤
│🔑KutatóID ───────1────<∞─ KutatóID         │
│ Név             │       │ LatDátum         │
│ Email           │       │ CélKutatás       │
│ Intézmény       │       │ Megjegyzés       │
└─────────────────┘       └──────────────────┘

15.2.3 3. lépés: Mezők kiválasztása

Alsó részben egy rácsos táblázat látható. Ide húzzuk be a mezőket, amelyeket meg szeretnénk jeleníteni:

15.2.3.1 Név mező

  1. Húzzuk a tbl_Kutatók táblából a Név mezőt lefelé a rács első oszlopába

Vagy:

  1. Dupla kattintás a Név mezőre → automatikusan bekerül a rácsba

15.2.3.2 További mezők

Ugyanígy adjuk hozzá:

  • Intézmény (tbl_Kutatók)
  • LatDátum (tbl_Látogatások)
  • CélKutatás (tbl_Látogatások)

A rács most így néz ki:

┌─────────┬───────────┬──────────┬────────────┐
│ Mező:   │ Név       │ Intézmény│ LatDátum   │ CélKutatás │
├─────────┼───────────┼──────────┼────────────┤
│ Tábla:  │tbl_Kutatók│tbl_Kutatók│tbl_Látogatások│tbl_Látogatások│
│ Rendezés│           │          │            │            │
│ Megj.:  │     ☑     │     ☑    │     ☑      │     ☑      │
│ Feltétel│           │          │            │            │
└─────────┴───────────┴──────────┴────────────┘

Sorok jelentése:

  • Mező: Melyik mezőt jelenítjük meg
  • Tábla: Melyik táblából származik
  • Rendezés: Növekvő/csökkenő sorrend
  • Megjelenítés: Megjelenik-e az eredményben (☑ = igen)
  • Feltétel: Szűrési feltétel

15.2.4 4. lépés: Szűrési feltétel megadása

Most állítsuk be, hogy csak a márciusi látogatásokat szeretnénk látni!

  1. Kattintsunk a LatDátum oszlop Feltétel sorába
  2. Írjuk be: Between #2024-03-01# And #2024-03-31#

Dátumok Access-ben: Dátumokat # jelek közé írunk! Pl. #2024-03-15#

Más szűrési lehetőségek:

  • Pontosan 2024. március 10.: #2024-03-10#
  • Március 1-től kezdve: >=#2024-03-01#
  • Március 31-ig: <=#2024-03-31#

15.2.5 5. lépés: Rendezés beállítása

Rendezzük a találatokat dátum szerint növekvő sorrendben:

  1. Kattintsunk a LatDátum oszlop Rendezés sorába
  2. Válasszuk: Növekvő (Ascending)

15.2.6 6. lépés: Lekérdezés futtatása

Nézzük meg az eredményt!

  1. Tervezés fül → Futtatás gomb (piros felkiáltójel !)

Vagy:

  • Nézet gomb → Adatlap nézet

Most látjuk az eredményt:

┌────────────────┬──────────────┬────────────┬───────────────────────┐
│ Név            │ Intézmény    │ LatDátum   │ CélKutatás            │
├────────────────┼──────────────┼────────────┼───────────────────────┤
│ Kovács Anna    │ ELTE BTK     │ 2024.03.10 │ Rákóczi-szabadságharc │
│ Nagy Péter     │ Független    │ 2024.03.12 │ Színháztörténet       │
│ Kovács Anna    │ ELTE BTK     │ 2024.03.15 │ Rákóczi-szabadságharc │
└────────────────┴──────────────┴────────────┴───────────────────────┘

Látjuk, hogy márciusban 3 látogatás volt!

15.2.7 7. lépés: Lekérdezés mentése

Mentsük el, hogy később is használhassuk:

  1. Ctrl+S
  2. Név: qry_Marciusi_latogatasok
  3. OK

Jó gyakorlat: A lekérdezések nevét érdemes qry_ előtaggal kezdeni (query = lekérdezés).

15.3 Több feltétel: ELTE-s kutatók látogatásai

Nézzünk egy bonyolultabb példát: kik jártak az ELTE-ről?

15.3.1 1. lépés: Új lekérdezés

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Adjuk hozzá: tbl_Kutatók és tbl_Látogatások
  3. Bezárás

15.3.2 2. lépés: Mezők kiválasztása

Húzzuk be:

  • Név (tbl_Kutatók)
  • Intézmény (tbl_Kutatók)
  • LatDátum (tbl_Látogatások)
  • CélKutatás (tbl_Látogatások)

15.3.3 3. lépés: Feltétel az intézményre

  1. Intézmény oszlop, Feltétel sor
  2. Írjuk be: "ELTE BTK"

Szövegek Access-ben: Idézőjelek közé írjuk őket: "ELTE BTK"

15.3.4 4. lépés: Futtatás

Futtatás gomb → Látjuk az ELTE-s kutatók összes látogatását!

15.3.5 5. lépés: Mentés

  • Ctrl+S → Név: qry_ELTE_latogatasok

15.4 ÉS (AND) feltétel: ELTE-s kutatók márciusban

Mit tegyünk, ha két feltétel is teljesüljön egyszerre?

Példa: ELTE-s kutatók ÉS márciusi dátum

15.4.1 Megoldás: Ugyanabban a Feltétel sorban

┌─────────┬───────────┬──────────┬────────────┐
│ Mező:   │ Intézmény │ LatDátum │            │
├─────────┼───────────┼──────────┼────────────┤
│Feltétel:│"ELTE BTK" │Between #2024-03-01# And #2024-03-31#│
└─────────┴───────────┴──────────┴────────────┘

Eredmény: Csak azok a látogatások, ahol MIND az intézmény “ELTE BTK” ÉS a dátum március hónapban van.

15.5 VAGY (OR) feltétel: ELTE vagy PTE kutatók

Mit tegyünk, ha bármelyik feltétel teljesülhet?

Példa: ELTE-s kutatók VAGY PTE-s kutatók

15.5.1 Megoldás: Következő sorba (vagy:)

┌─────────┬───────────┐
│ Mező:   │ Intézmény │
├─────────┼───────────┤
│Feltétel:│"ELTE BTK" │
│  vagy:  │"PTE BTK"  │
└─────────┴───────────┘

Eredmény: Azok a látogatások, ahol az intézmény “ELTE BTK” VAGY “PTE BTK”.

15.6 Helyettesítő karakterek (Wildcard)

Mit tegyünk, ha nem tudjuk pontosan a szöveget?

15.6.1 Csillag (*) – bármilyen karaktersorozat

Példa: Minden kutató, akinek neve “Kovács”-sal kezdődik:

  • Feltétel: "Kovács*"

Találatok: Kovács Anna, Kovács Péter, Kovács-Nagy Mária

15.6.2 Kérdőjel (?) – pontosan egy karakter

Példa: Email cím, ahol a domain “elte.hu” vagy “ppke.hu”:

  • Feltétel: "*@??ke.hu"

Találatok: …(elte.hu?), …(ppke.hu?)

15.6.3 Példák levéltári használatra

  • Minden “Nemzeti” kezdetű intézmény: "Nemzeti*"
  • Email cím tartalmaz “(gmail?)”: "*@gmail.com"
  • Kutatási téma tartalmazza a “színház” szót: "*színház*"

15.7 Számított mezők

Készíthetünk olyan mezőt is, amely számítás eredményét mutatja!

15.7.1 Példa: Hány napja volt a látogatás?

Számítsuk ki, hogy hány napja volt egy látogatás a mai naphoz képest!

15.7.1.1 1. lépés: Új lekérdezés

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Táblák: tbl_Kutatók, tbl_Látogatások

15.7.1.2 2. lépés: Mezők

Húzzuk be:

  • Név
  • LatDátum

15.7.1.3 3. lépés: Számított mező hozzáadása

Kattintsunk egy üres oszlop Mező sorába, és írjuk be:

NapokÓta: Date()-[LatDátum]

Magyarázat:

  • NapokÓta: – Az új mező neve
  • Date() – Mai dátum
  • [LatDátum] – Látogatás dátuma mezőre hivatkozunk
  • - – Kivonás

15.7.1.4 4. lépés: Futtatás

Futtatás → Látjuk, hogy hány napja volt minden látogatás!

┌────────────────┬────────────┬────────────┐
│ Név            │ LatDátum   │ NapokÓta   │
├────────────────┼────────────┼────────────┤
│ Kovács Anna    │ 2024.03.10 │     5      │
│ Nagy Péter     │ 2024.03.12 │     3      │
└────────────────┴────────────┴────────────┘

15.8 Csoportosítás: Hányszor járt minden kutató?

Most egy kicsit bonyolultabb lekérdezést készítünk: összesítjük, hogy minden kutató hányszor látogatott!

15.8.1 1. lépés: Új lekérdezés

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Táblák: tbl_Kutatók, tbl_Látogatások

15.8.2 2. lépés: Mezők

Húzzuk be:

  • Név (tbl_Kutatók)
  • Intézmény (tbl_Kutatók)
  • LatID (tbl_Látogatások) – Ezt fogjuk számolni!

15.8.3 3. lépés: Összesen sor megjelenítése

  1. Tervezés fül → Összesen gomb (Σ szimbólum)

Megjelenik egy új sor a rácsban: Összesen:

┌─────────┬────────┬───────────┬───────┐
│ Mező:   │ Név    │ Intézmény │ LatID │
├─────────┼────────┼───────────┼───────┤
│ Tábla:  │tbl_... │tbl_...    │tbl_...│
│ Összesen│Csoportosítás│Csoportosítás│Darabszám│
└─────────┴────────┴───────────┴───────┘

15.8.4 4. lépés: Összesítés beállítása

  • Név és Intézmény → Csoportosítás (Group By) – már be van állítva
  • LatID → Kattintsunk az Összesen sorába, válasszuk: Darabszám (Count)

Mit jelent ez? - Csoportosítunk kutatónként (név szerint) - Megszámoljuk, hogy minden csoportban hány látogatás (LatID) van

15.8.5 5. lépés: Mező átnevezése

Nevezzük át a LatID mezőt valami érthetőbbre:

  1. Kattintsunk a LatID oszlop Mező sorába
  2. Írjuk elé: LátogatásSzám:

Így lesz: LátogatásSzám: LatID

15.8.6 6. lépés: Futtatás

Futtatás → Eredmény:

┌────────────────┬──────────────┬────────────────┐
│ Név            │ Intézmény    │ LátogatásSzám  │
├────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│ Kovács Anna    │ ELTE BTK     │       3        │
│ Nagy Péter     │ Független    │       1        │
│ Szabó Mária    │ PTE BTK      │       1        │
└────────────────┴──────────────┴────────────────┘

Látjuk, hogy Kovács Anna háromszor járt, a többiek egyszer!

15.8.7 7. lépés: Rendezés csökkenő sorrendben

Ha szeretnénk, hogy a legtöbbször látogatók legyenek elől:

  1. LátogatásSzám oszlop, Rendezés sor
  2. Válasszuk: Csökkenő (Descending)

15.8.8 8. lépés: Mentés

  • Ctrl+S → Név: qry_Latogatasok_kutatok_szerint

15.9 További összesítő függvények

A Darabszám mellett más függvények is vannak:

Függvény Mit csinál? Példa
Sum (Összeg) Összeadja az értékeket Összes kikölcsönzött iratok száma
Avg (Átlag) Átlagot számol Átlagos látogatási idő
Min (Minimum) Legkisebb érték Legrégebbi látogatás dátuma
Max (Maximum) Legnagyobb érték Legutóbbi látogatás dátuma
Count (Darabszám) Megszámolja a rekordokat Hány látogatás volt?

15.10 Gyakorlati feladatok

15.10.1 Feladat 1: Áprilisi látogatások

Készítsünk lekérdezést, amely az áprilisi látogatásokat mutatja!

Mezők: Név, Intézmény, LatDátum, CélKutatás
Feltétel: LatDátum között 2024-04-01 és 2024-04-30
Mentés: qry_Aprilisi_latogatasok

Megoldás

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Táblák: tbl_Kutatók, tbl_Látogatások
  3. Mezők behúzása: Név, Intézmény, LatDátum, CélKutatás
  4. LatDátum Feltétel: Between #2024-04-01# And #2024-04-30#
  5. Futtatás
  6. Ctrl+S → qry_Aprilisi_latogatasok

15.10.2 Feladat 2: Független kutatók

Készítsünk lekérdezést, amely a független kutatókat és látogatásaikat mutatja!

Mezők: Név, Email, LatDátum, CélKutatás
Feltétel: Intézmény = “Független kutató”
Mentés: qry_Fuggetlen_kutatok

Megoldás

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Táblák: tbl_Kutatók, tbl_Látogatások
  3. Mezők: Név, Email, LatDátum, CélKutatás
  4. Intézmény Feltétel: "Független kutató"
  5. Futtatás
  6. Ctrl+S → qry_Fuggetlen_kutatok

15.10.3 Feladat 3: Leggyakoribb kutatási témák

Készítsünk összesítő lekérdezést, amely megmutatja, hogy melyik kutatási téma hányszor fordult elő!

Mezők: CélKutatás (csoportosítás), Darabszám
Rendezés: Darabszám szerint csökkenő
Mentés: qry_Temak_gyakorisaga

Megoldás

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Tábla: tbl_Látogatások
  3. Mezők: CélKutatás, LatID
  4. Tervezés → Összesen gomb
  5. CélKutatás → Csoportosítás
  6. LatID → Darabszám, átnevezés: TémaSzám: LatID
  7. TémaSzám Rendezés: Csökkenő
  8. Futtatás
  9. Ctrl+S → qry_Temak_gyakorisaga

15.10.4 Feladat 4: Legutóbbi látogatás kutatónként

Készítsünk lekérdezést, amely minden kutatóhoz megmutatja a legutóbbi látogatása dátumát!

Mezők: Név, Intézmény, Max(LatDátum)
Összesítés: Max függvény
Mentés: qry_Legutolso_latogatas

Megoldás

  1. Létrehozás → Lekérdezéstervezés
  2. Táblák: tbl_Kutatók, tbl_Látogatások
  3. Mezők: Név, Intézmény, LatDátum
  4. Tervezés → Összesen
  5. Név, Intézmény → Csoportosítás
  6. LatDátum → Maximum, átnevezés: LegutolsóLátogatás: LatDátum
  7. Futtatás
  8. Ctrl+S → qry_Legutolso_latogatas