9 Access alapfogalmak
9.1 Bevezetés
Mielőtt elkezdenénk használni az Access-t, meg kell értenünk néhány alapfogalmat. Ezek azok a „építőkövek”, amelyekből minden Access adatbázis felépül.
9.2 Az Access felülete
Amikor megnyitunk egy Access fájlt, a következő fő részeket látjuk:
9.2.1 Menüszalag (Ribbon)
A képernyő tetején található, fülek szerint szervezve:
- Fájl: Mentés, megnyitás, nyomtatás
- Kezdőlap: Alapvető műveletek (nézetek váltása, keresés, rendezés)
- Létrehozás: Új tábla, lekérdezés, űrlap, jelentés készítése
- Külső adatok: Importálás, exportálás (pl. Excelből/be)
- Adatbázis-eszközök: Kapcsolatok, makrók, adatbázis-karbantartás
9.3 Az adatbázis felépítése: objektumok
Egy Access adatbázis (.accdb fájl) különböző objektumokat tartalmaz. A négy legfontosabb objektumtípus:
9.3.1 Tábla (Table)
- Ez maga az adat! Minden más objektum a táblákban tárolt adatokkal dolgozik.
- Sorokból (rekordok) és oszlopokból (mezők) áll, mint egy Excel munkalap.
- Példa:
tbl_Kutatóktábla, amely kutatókat tárol.
9.3.2 Lekérdezés (Query)
- Adatok lekérdezése, szűrése, rendezése, csoportosítása.
- Nem tárol adatot, csak „kérdést tesz fel” a táblának.
- Példa: “Mutasd azokat a kutatókat, akik az ELTE-ről érkeztek!”
9.4 Táblák részletesen
A tábla az Access legfontosabb objektuma. Nézzük meg részletesen!
9.4.1 Tábla = Excel munkalap?
Első ránézésre egy Access tábla úgy néz ki, mint egy Excel munkalap: sorok és oszlopok. De van néhány fontos különbség:
| Excel | Access tábla |
|---|---|
| Sorok = adatok | Rekordok = adatok |
| Oszlopok = bárhogy elnevezhetők | Mezők = pontosan definiált típussal |
| Cella = bármilyen típusú adat | Cella = csak a mező típusának megfelelő adat |
| Bárhová írhatunk | Minden sor ugyanazokból a mezőkből áll |
Részletezzük ezeket a különbségeket levéltári példákkal!
9.4.1.1 Sorok vs. Rekordok
Excel-ben: Sorok = adatok - Bárhol kezdődhet az adat (pl. az 5. sortól) - Lehetnek üres sorok közben - Lehet összesítő sor, megjegyzés sor - Nem kötelező kitölteni minden sort
Access táblában: Rekordok = adatok - Minden sor = 1 kutató/irat/látogatás - Nincs üres sor (nem lehet) - Minden rekord egyenértékű - Nincs “összesítő rekord” (azt lekérdezés csinálja)
Levéltári példa - Excel (megengedett, de nem ideális):
A B C
1 KUTATÓK NYILVÁNTARTÁSA
2
3 Név Email Intézmény
4 Kovács A. k@elte.hu ELTE
5
6 Nagy P. n@pte.hu PTE
7 ═══════════════════════════════════
8 Összesen: 2 kutatóAccess-ben ez NEM megengedett! Csak:
Rekord 1: Kovács A. | k@elte.hu | ELTE
Rekord 2: Nagy P. | n@pte.hu | PTEAz “Összesen: 2 kutató” számítást lekérdezéssel végezzük: SELECT COUNT(*) FROM tbl_Kutatók
9.4.1.2 Oszlopok vs. Mezők
Excel-ben: Oszlopok = bárhogy elnevezhetők - Az oszlop neve lehet bármi - Nem kötelező fejléc - Lehet összevont cella, több soros fejléc
Access táblában: Mezők = pontosan definiált - Mező név: alfanumerikus, _ megengedett - MINDEN mezőnek van adattípusa - Kötelező mezőnév - Egy fejléc, egy jelentés
Levéltári példa - Rossz Excel gyakorlat:
A B C
1 ┌──────────────┐
2 │ K U T A T Ó │ Email Intézmény
3 └──────────────┘
4 Kovács Anna k@elte.hu ELTE BTKAccess-ben szigorúan:
Mező: Név (Rövid szöveg, max 100 karakter)
Mező: Email (Rövid szöveg, max 100 karakter)
Mező: Intézmény (Rövid szöveg, max 100 karakter)9.4.1.3 Cella adattípusa - A LEGFONTOSABB KÜLÖNBSÉG!
Excel-ben: Cella = bármilyen típus
Ugyanabban az oszlopban lehet szám, szöveg, dátum, akár vegyesen!
Levéltári példa - Excel (ROSSZ, de megengedett):
A B C
1 Név Látogatások Aktív
2 Kovács A. 2024.01.15 IGEN
3 Nagy P. 3 NEM
4 Tóth B. sokszor volt 1Látjuk a problémát? A “Látogatások” oszlopban: - 1. sor: dátum - 2. sor: szám
- 3. sor: szöveg
Access-ben ez ELKÉPZELHETETLEN!
Mező: Név (Rövid szöveg)
Mező: LátogatásokSzáma (Szám - Long Integer) ← MINDIG szám!
Mező: Aktív (Igen/Nem) ← MINDIG logikai érték!Ha megpróbálunk betűt írni a “LátogatásokSzáma” mezőbe → HIBAÜZENET! ❌
Miért jó ez? Mert így az Access tudja:
- Rendezni a számokat numerikusan (1, 2, 10 helyett 1, 10, 2)
- Dátumokat időrendi sorrendbe rakni
- Ellenőrizni, hogy érvényes-e az adat (pl. február nincs 31 napja)
- Megakadályozni a hibás adatbevitelt
9.4.1.4 Szerkezeti szigor
Excel-ben: Bárhová írhatunk
A B C D
1 Kutatók
2
3 Név Email Intézmény
4 Kovács A. k@elte.hu ELTE
5
6 Nagy P. n@pte.hu PTE ← eltolt!
7
8 Megjegyzés: Nagy Péter gyakran járAccess-ben: Minden sor UGYANAZOKBÓL a mezőkből áll
┌──────────┬───────────┬───────────┐
│ Név │ Email │ Intézmény │ ← MINDIG ez a 3 mező
├──────────┼───────────┼───────────┤
│ Kovács A.│ k@elte.hu │ ELTE │ ← 3 mező
│ Nagy P. │ n@pte.hu │ PTE │ ← 3 mező
│ Tóth B. │ t@bme.hu │ BME │ ← 3 mező
└──────────┴───────────┴───────────┘Nem lehet:
- Eltolt mező
- Extra mező egy rekordban
- Hiányzó mező (üres lehet a cellája, de a mezőnek léteznie kell!)
- Megjegyzés sor (ezt külön Megjegyzés mezőbe írjuk)
Gyakori kezdő hiba: Excel-ből való áttéréskor sokan próbálnak “megjegyzés sorokat” vagy “összesítő sorokat” hozzáadni. Access-ben ezt NEM tehetjük meg! Használjunk helyette:
- Megjegyzés mező (Long Text típus) a táblában
- Lekérdezés az összesítéshez (COUNT, SUM stb.)
9.4.1.5 Miért jó mindez a levéltári munkában?
1. Adatintegritás
Excel-ben könnyen elírhatjuk a dátumot:
LátogatásDátuma oszlop:
- 2024.01.15
- 15/01/2024
- január 15
- múlt hét ← !!! EZ PROBLÉMÁSAccess-ben:
LátogatásDátuma (Dátum/Idő mező):
- CSAK érvényes dátum lehet
- Egységes formátum
- "múlt hét" → HIBAÜZENET!2. Pontos lekérdezések
Excel: “Hány kutató látogatott január első két hetében?” → Végig kell nézni, figyelni az eltérő formátumokra, számolgatni
Access:
SELECT COUNT(*)
FROM tbl_Látogatások
WHERE LátogatásDátuma BETWEEN #01/01/2024# AND #14/01/2024#→ Egy kattintás, pontos eredmény!
3. Hibamegelőzés
Excel: Véletlenül felülírhatjuk a szomszéd cellát
A B
1 Kovács A. k@elte.hu
2 Nagy P. ELTE ← !!! Ez email mező kellett volna!Access: Nem keverhetjük össze, mert:
- Minden mező külön, névvel ellátott
- Az űrlapon külön dobozban jelenik meg
- Nem lehet “véletlenül” másik mezőbe írni
9.4.2 Példa: Kutatók táblája
Nézzünk egy konkrét példát! Tegyük fel, hogy kutatókat tartunk nyilván:
┌────────┬─────────────────┬──────────────────────┬──────────────────────┬──────────────┐
│ KutatóID│ Név │ Email │ Intézmény │ RegDátum │
├────────┼─────────────────┼──────────────────────┼──────────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ Kovács Anna │ kovacs.a@elte.hu │ ELTE BTK │ 2024.01.15 │
│ 2 │ Nagy Péter │ nagy.p@gmail.com │ Független kutató │ 2024.01.20 │
│ 3 │ Szabó Mária │ szabo.m@uni-pecs.hu │ PTE BTK │ 2024.02.03 │
└────────┴─────────────────┴──────────────────────┴──────────────────────┴──────────────┘Ebben a táblában:
- 3 rekord van (3 kutató)
- 5 mező van (KutatóID, Név, Email, Intézmény, RegDátum)
9.5 Alapfogalmak részletesen
9.5.1 Mező (Field)
A mező egy oszlop a táblában. Minden mezőnek van:
- Mezőneve: pl.
Név,Email - Adattípusa: milyen típusú adatot tárolhat (szöveg, szám, dátum stb.)
- Tulajdonságai: pl. kötelező-e kitölteni, milyen hosszú lehet
Fontos: Egy mezőben csak egy típusú adat szerepelhet. Ha a
RegDátummező dátum típusú, akkor nem írhatunk bele szöveget!
9.5.2 Rekord (Record)
A rekord egy sor a táblában. Egy rekord egy entitást (pl. egy kutatót, egy iratot) képvisel, és tartalmazza az összes hozzá tartozó mezőt.
Példa: Kovács Anna adatai alkotnak egy rekordot: - KutatóID: 1 - Név: Kovács Anna
- Email: kovacs.a@elte.hu - Intézmény: ELTE BTK - RegDátum: 2024.01.15
9.5.3 Elsődleges kulcs (Primary Key)
Az elsődleges kulcs (röviden: PK) egy speciális mező, amely:
- Egyedileg azonosít minden rekordot
- Nem lehet üres (mindig ki kell tölteni)
- Nem lehet ismétlődő (két rekordnak nem lehet ugyanaz az elsődleges kulcsa)
Miért kell?
Képzeljük el, hogy van két Kovács Anna kutatónk. Hogyan különböztessük meg őket? A név, email, intézmény mind változhat. De a KutatóID egyedi marad!
┌────────┬─────────────────┬──────────────────────┐
│ KutatóID│ Név │ Email │
├────────┼─────────────────┼──────────────────────┤
│ 1 │ Kovács Anna │ kovacs.a@elte.hu │ ← Ez az 1-es Kovács Anna
│ 2 │ Nagy Péter │ nagy.p@gmail.com │
│ 3 │ Kovács Anna │ anna.k@gmail.com │ ← Ez a 3-as Kovács Anna
└────────┴─────────────────┴──────────────────────┘Jó gyakorlat: Az elsődleges kulcsot érdemes AutoNumber típusúvá tenni, így automatikusan generálódik (1, 2, 3, …), és nem kell törődnünk vele.
9.6 Adattípusok
Amikor létrehozunk egy mezőt, meg kell adnunk az adattípusát. Az Access így tudja, milyen adatot várunk, és milyen műveleteket lehet rajta végezni.
9.6.1 Legfontosabb adattípusok
| Adattípus | Magyar név | Mire használjuk? | Példa | Maximum méret |
|---|---|---|---|---|
| Short Text | Rövid szöveg | Nevek, címek, rövid szövegek | “Kovács Anna” | 255 karakter |
| Long Text | Hosszú szöveg | Megjegyzések, leírások | “A kutató a Rákóczi-szabadságharc…” | ~1 GB |
| Number | Szám | Mennyiségek, számok | 42 | Típustól függ |
| Date/Time | Dátum/idő | Dátumok, időpontok | 2024.01.15 | - |
| Currency | Pénznem | Pénzösszegek | 1500 Ft | - |
| Yes/No | Igen/Nem | Logikai értékek | ✓ vagy ✗ | - |
| AutoNumber | Automatikus számozás | Elsődleges kulcs | 1, 2, 3… | - |
9.6.2 Részletes leírások
9.6.2.1 Short Text (Rövid szöveg)
- Használat: Nevek, címek, email, telefonszám, stb.
- Maximum: 255 karakter
- Példák levéltári használatra:
- Kutató neve
- Email cím
- Intézmény neve
- Irat címe (ha rövid)
Tipp: Ha biztosak vagyunk, hogy egy szöveg nem lesz hosszabb 255 karakternél, válasszuk ezt. Gyorsabb, mint a Long Text.
9.6.2.2 Long Text (Hosszú szöveg)
- Használat: Hosszabb szövegek, megjegyzések, leírások
- Maximum: Kb. 1 GB (gyakorlatban ~65,535 karakter)
- Példák levéltári használatra:
- Kutatási téma részletes leírása
- Fond történetének leírása
- Megjegyzések egy iratról
Figyelem: Long Text mezőn nehezebb keresni és rendezni!
9.6.2.3 Number (Szám)
- Használat: Számok, mennyiségek (NE pénzösszegek!)
- Altípusok:
- Byte: 0-255 (pl. életkor)
- Integer: -32,768 – 32,767
- Long Integer: Kb. -2 milliárd – +2 milliárd (alapértelmezett)
- Double: Tizedesjegyek
- Példák levéltári használatra:
- Iratok száma egy dobozban
- Oldalszám
- Látogatások száma
Figyelem: Telefonszám NE legyen Number típusú! (Nem számolunk vele, és van benne
/,-,+jel.) Legyen Short Text!
9.6.2.4 Date/Time (Dátum/idő)
- Használat: Dátumok, időpontok
- Formátumok:
- Rövid dátum: 2024.01.15
- Hosszú dátum: 2024. január 15.
- Idő: 14:30
- Dátum+idő: 2024.01.15 14:30
- Példák levéltári használatra:
- Regisztráció dátuma
- Látogatás időpontja
- Digitalizálás dátuma
- Irat keletkezési éve (ha pontos dátum)
Tipp: Az Access automatikusan ellenőrzi, hogy valódi dátumot adtunk-e meg. “2024.02.31” hibát dob (február nincs 31 napja)!
9.6.2.5 Yes/No (Igen/Nem)
- Használat: Logikai értékek, amelyek csak IGAZ vagy HAMIS értéket vehetnek fel
- Megjelenés: ☑ / ☐ (jelölőnégyzet)
- Példák levéltári használatra:
- Aktív kutató? (igen/nem)
- Digitalizálva? (igen/nem)
- Törölve? (igen/nem)
- Publikálható? (igen/nem)
Tipp: Ha egy kérdésre csak “igen” vagy “nem” válasz lehetséges, használjuk ezt a típust!
9.6.2.6 AutoNumber (Automatikus számozás)
- Használat: Elsődleges kulcs (ID mező)
- Működés: Automatikusan generál egyedi számokat: 1, 2, 3, 4…
- Fontos:
- Nem módosítható kézzel
- Ha törlünk egy rekordot, az AutoNumber “kihagyódik” (nem használja újra)
- Példák levéltári használatra:
- KutatóID
- IratID
- LátogatásID
Fontos: Az AutoNumber célja az egyediség, nem az, hogy “szép sorrendben” legyenek a számok. Ha törlünk rekordokat, lyukak maradnak a számsorban!
9.7 Példa: Táblaterv elkészítése
Tervezzük meg papíron (vagy elméletben) a tbl_Kutatók táblát!
9.7.1 1. lépés: Milyen adatokat akarunk tárolni?
- Kutató neve
- Email címe
- Intézménye (ahonnan érkezett)
- Regisztráció dátuma
- Aktív-e még a kutató?
9.7.2 2. lépés: Mezők definiálása
| Mezőnév | Adattípus | Méret/Formátum | Kötelező? | Megjegyzés |
|---|---|---|---|---|
| KutatóID | AutoNumber | - | ✓ | Elsődleges kulcs |
| Név | Short Text | 100 | ✓ | Teljes név |
| Short Text | 100 | ✓ | Email cím | |
| Intézmény | Short Text | 150 | ✗ | Munkahely/egyetem |
| RegDátum | Date/Time | Rövid dátum | ✓ | Regisztráció napja |
| Aktív | Yes/No | - | ✓ | Jelenleg aktív? |